Detailhandel/Restaurant
Kontanthåndtering og kortbetalinger giver anledning til store mængder data, som er meget vanskelige at få kontrol over i manuelle processer. Adra Match Accounts afstemningsløsning forenkler dit arbejde og giver dig kontrol og overblik på en måde, som du måske ikke tror er mulig.
Adra Match giver dig:
- Automatisk matchning af de transaktioner, der stemmer
- Automatisk kontrol af, hvilke kassebeholdninger der er kommet ind i banken pr. omkostningssted
- En afstemningsproces, som ikke er afhængig af personer
- Færdige rapporter til månedsafslutningen
- Kontrol over indgående saldo, udgående saldo og differencer for hver måned
Tre betalings strømme
En butikskædes strømme kan opdeles i tre hovedområder, hvor afstemningen af konti er ekstra intensiv. Kontanthåndtering, kortterminaler til dankort og betalingskort såsom Visa, Mastercard og Eurocard og kreditkort med eksterne kort-indløsere såsom American Express og Diners Club.
Kontanthåndtering
Kontanthåndtering giver ofte anledning til et meget tidskrævende afstemningsarbejde, fordi der er så mange transaktioner. Mange poster fra flere omkostningssteder registreres på kontoudtoget hver dag. Kassesystemet rapporterer til økonomisystemet hver dag, men i mange tilfælde kan der gå 2-14 dage, inden pengene rent faktisk sættes ind i banken. Dette gør det særlig vanskeligt at holde styr på, hvilke omkostningssteder og hvilke dages salg man har fået penge ind for.
For at lette afstemningsarbejdet og håndteringen aftransaktionerne åbner mange virksomheder en bankkonto pr. omkostningssted. Det er tidskrævende og dyrt, da mange konti i kontoplanen besværliggør det administrative arbejde. Afstemningen er fortsat lige så omfattende, men nu er den desuden spredt over flere bankkonti. Der er også ofte flere personer indblandet i afstemningen, hvor hver især udfører afstemningen på “sin måde”.
Kortterminaler
Kortterminaler medfører, ligesom daglige kontantposteringer, et tidskrævende afstemningsarbejde med mange poster fra flere omkostningssteder, der registreres på kontoudtoget hver dag. De kort, der anvendes, kan inddeles i to kategorier. Bankudstedte kreditkort som Visa, Mastercard og Eurocard samt kreditkort med ekstern kort-indløser som American Express og Diners Club.
Afstemning af bankudstedte kreditkort
Det salg, der er foregået via dankort og andre betalingskort, går ind på en bankkonto en eller et par dage efter, at salgsstedet har foretaget dagens afslutning. Summen registreres som bruttobeløb, og kort-indløserens gebyrer faktureres efterfølgende. Dette gør afstemningen nem at gennemføre med de mange komplicerede transaktioner.
Afstemning kreditkort med eksterne kort-indløsere
Betalinger, der er foretaget med kreditkort, vises på kontoudtoget som en samlepost for alle registrerede køb. Gebyret er allerede trukket. På bankkontoudtoget kan man altså ikke se, hvad man har modtaget betaling for. Derfor havner betalingerne næsten altid på afregningskonti i regnskabet. Afregningskontiene debiteres dagligt manuelt baseret på oplysninger fra bankgirocentralen enten fra papirkontoudtog eller udskrifter fra netbanken. Kreditkortbetalinger udgør ofte ikke så stor en andel af salget, men det manuelle bogføringsarbejde er meget krævende.
Det er ikke usædvanligt, at man forsøger at løse afstemningsproblematikken ved at bogføre bankkontoudtoget i regnskabet (debitere en konto til tilgodehavender og kreditere banken, ofte 16XX[MW1] -konto). På denne måde stemmer banken altid, og differencen ligger i stedet på en konto til tilgodehavender. Det er en administrativt tidskrævende løsning, der indebærer både dobbeltarbejde og ekstra konti i kontoplanen. Du ved stadig ikke, hvilke salgsdage du har modtaget betaling for.