Resebranschen
Rejsebranchen er en meget transaktionsintensiv branche, hvor betalingerne foretages enten via internettet eller i butikkerne. Den enorme mængde af transaktioner gør afstemningen vanskelig at gennemføre. Samtidig er en grundigt gennemarbejdet afstemningsproces absolut nødvendig for at undgå, at forkerte poster skal afskrives på grund af saldi, der ikke balancerer. Rejsebranchen handler ofte med mange underleverandører. Frem for alt giver de større underleverandører anledning til mange transaktioner, som er vigtige at afstemme. I større rejsekoncerner giver også interne mellemværender anledning til et meget omfattende afstemningsarbejde.
Adra Match giver dig
- Kontrol af hver enkelt transaktion
- Rapporter om alt det, der ikke stemmer
- Rapporter om eventuelle gebyrer, der er trukket af kort-indløseren
- Rapporter om saldoen og differencer mellem selskaber
- Rapporter om månedsafslutning
- Meddelelse om, hvilket tilgodehavende virksomheden har hos kort-indløseren
- Meddelelse om, hvilke ordrer der er registreret forkert
- Differencen mellem selskaber, der er bogført i separate ikke-matchede transaktioner
- En afstemningsproces for samtlige selskaber
- Mulighed for at sende åbne transaktioner fra systemet til selskabet, der har tilgodehavendet.
- Angivelse af, hvad tilgodehavendet/gælden skal skrives op/ned med i tilfælde, hvor valutaer er indblandet.
Kort- og internetbetalinger
Kortbetalingerne opføres kun som en samlepost på kontoudtoget. Den indeholder alle kortkøb, der er foretaget over internettet i løbet af en bestemt dag, og skal matches mod alle registrerede køb, der er foretaget den dag. Oplysningerne om, hvad summen i banken indeholder, findes kun hos kort-indløseren. En sikker afstemning er umulig at udføre uden de detaljerede oplysninger fra kort-indløseren. Uden den kan du aldrig vide med sikkerhed, om differencen skyldes forsinkelsen af bankindskuddet eller noget andet.
Ved matchningen af transaktionerne er det vigtigt at tage hensyn til kort-indløserens transaktions-id. Forskellige virksomheder bruger forskellige indløsningsvirksomheder til at håndtere udbetalingen af de registrerede køb. Nogle trækker gebyret direkte fra bruttobeløbet, mens andre sætter hele beløbet i banken og derefter fakturerer gebyret.
Direkte betalinger via bankoverførsel
Ved direkte betalinger skal alle kunder kunne foretage deres betaling via deres egen bank. Som betalingsmodtager skal du åbne en konto for hver bank, hvilket giver anledning til mange konti i flere forskellige banker. Hver enkelt direkte betaling er en transaktion på kontoudtoget med et unikt id. Ved direkte betalinger er det almindeligt, at økonomiafdelingen oversvømmes med flersidede kontoudtog fra en række forskellige banker. Afstemningen i sig selv er forholdsvis enkel, men kompliceres af de mange transaktioner.
Kontantbetaling i butikker
Kontanthåndtering giver ofte anledning til et meget tidskrævende afstemningsarbejde, fordi der er så mange transaktioner. Mange poster fra flere omkostningssteder registreres på kontoudtoget hver dag. Kassesystemet rapporter til økonomisystemet hver dag, men i mange tilfælde kan der gå 2-14 dage, inden pengene rent faktisk sættes ind i banken. Dette gør det særlig vanskeligt at holde styr på, hvilke omkostningssteder og hvilke dages salg man har fået penge ind for.
Kortbetaling i butikker
Kortterminaler medfører, præcis som daglige posteringer, et tidskrævende afstemningsarbejde på grund af de mange transaktioner. Også her registreres mange poster fra flere omkostningssteder på kontoudtoget hver dag. De kort, der debiteres på salgsstedet, kan opdeles i to forskellige kategorier. Almindelige bankkort såsom Dankort, Visa, Master Card og Eurocard eller kreditkort med eksterne kort-indløsere såsom American Express og Diners Club.
Dankort
Det daglige salg, der sker via almindelige dankort, sættes ind på bankkontoen, et par dage efter at salgsstedet har foretaget dagens afslutning i terminalen. Summen registreres som bruttobeløb, og NETS gebyr faktureres efterfølgende. Afstemningen er forholdsvis enkel at gennemføre, men det kompliceres af den store mængde af transaktioner.
Kreditkort
Kreditkort registreres på kontoudtoget som en fælles indbetaling for alle registrerede køb i én stor samlet sum med et fratrukket gebyr. På bankkontoudtoget kan man ikke se, hvad man har fået betaling for. Derfor registreres betalinger fra American Express og Diners Club næsten altid på afregningskonti i regnskabet.
Afregningskontoen debiteres manuelt dagligt ud fra oplysninger fra banken. Enten fra papirkontoudtog eller udskrifter fra netbanken. Andelen af betalinger via kreditkort er ikke så stor, men det manuelle bogføringsarbejde er meget krævende.
Interne mellemværender / Intercompany
Afstemning af interne mellemværender er kompliceret, fordi der er så mange forskellige faktorer, der skal håndteres. Kompleksiteten stiger med antallet af involverede selskaber, valutaer og konti. Ofte er det selve rapporteringen, der er udfordringen. Afstemningsprocessen kompliceres af, at oplysningerne om, hvad selve differencen består af, er svære at finde. Valutadifferencer eller forretninger, der endnu ikke er registreret af begge parter, bidrager også til kompleksiteten.
Man kan registrere interne mellemværender på forskellige måder i økonomisystemet. Mest almindeligt er det, at man benytter sig af parter og modpartsnummer. Sommetider er det rene resultatopgørelsesposter, som har et fakturanummer på transaktionerne. I disse tilfælde afstemmes transaktionerne på fakturaniveau.
Kompleksiteten giver anledning til mange forskellige typer af vanskeligheder, der alle resulterer i, at saldiene mellem de forskellige selskaber ikke stemmer ved månedsafslutningen. Ofte er mange mennesker involveret, hvilket gør processen usammenhængende og vanskeliggør muligheden for at skabe ensartede arbejdsmetoder.
Sammenstillingen ved en månedsafslutning skal redegøre for saldi og differencer på kontoniveau mellem parterne. Hvis valutaer er involveret, skal opstillingen også informere om, hvor meget tilgodehavendet eller gælden skal skrives ned eller op med, og hvilke separate transaktioner differencen består af.