Balancekonti

Balancekontiene har mange forskellige navne, det kan bl.a. være afregningskonti, periodiseringskonti eller andre konti.

Med Adra Match får du:

Færdige rapporter på kontienes saldi samt specifikation af, hvilket transaktioner saldoen består af.
Mulighed for at tilføje kommentarer til transaktionerne direkte i programmet.
Sporbarhed i hele processen. Du ved, hvem har gjort hvad og hvornår.
Automatisk afstemning af de konti, der kræver det.
Sikkerhed for, at ingen kan have tastet forkert ind i arkene.
Lagring af alle oplysninger, såsom kommentarer, transaktioner og saldi tilbage i tiden
Mulighed for, at alle kan arbejde samtidig i og med rapporteringsfunktionen.

Manuelt arbejde øger risikoen for fejl

Det manuelle arbejde er tidskrævende, og muligheden for fejl i overføringerne til regnearkene er stor. Når der opstår fejl mellem regneark og økonomisystem, skal arbejdet gøres om fra begyndelsen. Manglen på sporbarhed og muligheden for at se, hvem der har gjort hvad og hvornår, efterlader store mangler i kontrollen og sikkerheden.

Ved månedsafslutningen skal alle konti gøres op. I slutningen afmåneden overfører mange virksomheder alle saldi fra balancen til regneark som f.eks. Excel under en række forskellige faner. Forklaringen til saldoen og de underliggende transaktioner indtastes manuelt. Ofte skal rapporterne også udskrives og underskrives. De transaktionsintensive konti skal afstemmes, før de lægges ind i arket. Regnearket kan kun behandles af en person ad gangen, og alle tal indtastes manuelt. Derefter udskrives fanerne og sættes i mapper. En del af de opgjorte konti består kun af nogle få poster, mens andre konti først skal afstemmes for at forklare saldoen.

Læs hvordan Clas Ohlson forenklede sine afstemninger med hjælp fra Adra Match

Afregningskonti/interimkonti

Konti, der skal afstemmes indbyrdes, kaldes afregningskonti. De består ofte af banktransaktioner, manuelle resultatopgørelsesposter, viderefaktureringstransaktioner, uplacerede indbetalinger, gavekort m.m. Afstemningen foretages for at beskrive saldoen ved at afstemme debet mod kredit.

Adra Match giver:

Automatisk kontrol af månedens saldo og åbne poster
Færdige rapporter og saldospecifikation til månedsafslutning

Afregningskonti og interimkonti er ofte nemme at afstemme, så længe saldiene stemmer. I slutningen af måneden skal saldoen og de åbne poster opgøres i f.eks. en Excelfil. Når saldoen ikke stemmer, kan det tage lang tid at forstå hvorfor. Når du anvender løsningen fra Adra Match, opdager du forskellen med det samme. Denne åbningssaldo skal man huske at tage hensyn til ved næste månedsafstemning.

Periodiseringskonti

Periodiseringskonti findes i to forskellige varianter. Påløbne udgifter og forudbetalte omkostninger.

Adra Match giver:

Kontrol af åbningsbalancen på fakturaniveau.
Styr på, om alle leverandørbetalinger er periodiseret i denne måned
Overblik over, hvilke betalinger der er periodiseret
Rapport over de fakturaer, som udgør saldoen på kontoen
Færdig rapport til månedsafslutningen

Forudbetalte udgifter

Beviset for en forudbetalt udgift er den faktura, der er betalt, hvilket gør bogføringen relativ enkel. Den konto, som periodiseringen registreres på, består ofte af både automatisk periodiserede poster og manuelt periodiserede poster.

Påløbne udgifter

Påløbne udgifter består af fremtidige omkostninger, som der endnu ikke er bevis for. Kontoen er ofte mindre organiseret i forhold til en konto med forudbetalte omkostninger. Udfordringen plejer normalt at være at afstemme kontoen på en sikker måde og få en rapport, som i detaljer viser, hvilke omkostninger der er periodiseret.