Bankafstemning

Adra Match kan hjælpe dig med automatisk afstemning på flere områder inden for bankafstemning som traditionel bankafstemning og afstemning af valutakonti, direkte betalinger, kontanter og kortterminaler (Visa, MasterCard, Eurocard). Automatisk afstemning gør dine arbejdsprocesser enklere og samtidig både hurtigere og sikrere.

Adra Match giver:

En helt automatisk afstemningsproces på et hvilket som helst tidspunkt i regnskabsperioden.
Personuafhængig – uddelegeret ansvar
Færdige afslutningsspecifikationer
Al afstemningshistorik logges
Ensartet arbejdsmåde uanset antal selskaber, banker, forretningssystemer og konti

Teknologi erstatter manuelt arbejde

Adra Match Accounts erstatter de manuelle trin i afstemningsprocessen med teknologi. Takket være teknologien skabes der også en ensartet og effektiv afstemningsproces for alle konti, der skal afstemmes.

Systemet holder styr på, hvad der er afstemt og hvilke poster der er åbne, uanset hvornår afstemningen gennemføres. Afstemningen kan udføres af hvem som helst, når som helst i afslutningsperioden, og ikke kun i forbindelse med måneds-, kvartals- og årsafslutning, hvor tiden ofte er knap.

Bankafstemningen er virksomhedens mest centrale afstemningsproces

Bankafstemningen er virksomhedens mest centrale afstemningsproces. Det kan se forskellig ud, afhængigt af virksomheden. Mange afstemmer stadigvæk banken ved at udskrive kontoudtoget. Med en lommeregner og en blyant gennemgår man derefter ved afkrydsning alle poster på kontoen for at se, hvilke der er åbne. Andre anvender Excel som et værktøj til gennem summeringer og makroer at eliminere poster, der stemmer.

Manuel håndtering er dobbelt så besværligt

Den manuelle afstemnings effektivitet og sikkerhed afhænger fuldstændig af den eller de personer, der gennemfører den. Når afstemningen er klar, skal alle saldi i hovedbogen og banken samt alle differencer gøres op. Ofte gøres dette i et eksternt system uden for økonomisystemet i regneark, hvor resultatet af afstemningen derefter manuelt føres over i afslutningsspecifikationerne.

En anden måde at løse afstemningen på er at åbne en bankkonto pr. omkostningssted og på den måde at lette håndteringen af transaktionerne. Også dette er tidskrævende og dyrt, fordi de mange konti i kontoplanen besværliggør det administrative arbejde. Afstemningen er fortsat lige så omfattende, men nu er den desuden spredt over flere bankkonti. Ofte er flere personer involveret i afstemningen, hvor alle udfører afstemningen på “sin måde”.  

Manuel arbejdsmetode:

Personafhængig
Ineffektiv og tidskrævende
Ingen historik eller mulighed for at se tilbage
Mange manuelle trin gør processen usikker
Alle trin skal gennemføres for alle konti og af alle involverede medarbejdere

Læs mere om hvordan LRF Media løste sin bankafstemning med Adra Match Accounts

Fakturastrømmen – matchning af mange til en

Forskellige virksomheder har forskellige former for strømme på deres bankkonto. Strømmenes egenskaber bestemmes af virksomhedens og kundens egenskaber. Kundernes forskellige måder at betale på giver også anledning til forskellige typer af afstemninger. Nedenfor beskrives nogle almindelige typer af bankstrømme.  

Kontanthåndtering

Kontanthåndtering giver ofte anledning til et meget tidskrævende afstemningsarbejde, fordi der er så mange transaktioner. Mange poster fra flere omkostningssteder registreres på kontoudtoget hver dag. Kassesystemet rapporter til økonomisystemet hver dag, men i mange tilfælde kan der gå 2-14 dage, inden pengene rent faktisk sættes ind i banken. Dette gør det særlig vanskeligt at holde styr på, hvilke omkostningssteder og hvilke dages salg man har fået penge ind for.

Adra Match giver:

Automatisk matchning af de transaktioner, der stemmer
Automatisk kontrol af, hvilke kassebeholdninger der er kommet ind i banken pr. omkostningssted
Personafhængig – uddelegeret ansvar
Færdige rapporter til månedsafslutningen
Kontrol over indgående saldo, udgående saldo og differencer for hver måned

Dankort og kreditkort

Kortterminaler medfører, ligesom daglige posteringer, et tidskrævende afstemningsarbejde på grund af de mange transaktioner. Også her registreres mange poster fra flere omkostningssteder på kontoudtoget hver dag. De kort, der debiteres på salgsstedet, kan opdeles i to forskellige kategorier. Almindelige bankkort som Dankort, Visa, MasterCard og Eurocard eller kreditkort med ekstern kort-indløser såsom American Express og Diners Club.

Adra Match giver:

Afstemning på detaljeniveau uden at bogføre alle kreditkorttransaktioner
Kortgebyrer pr. omkostningssted direkte ud fra systemet
Kontrol pr. omkostningssted af, hvilke korttransaktioner der ikke er kommet ind i banken
Personafhængig – uddelegeret ansvar
Færdige rapporter til månedsafslutningen
Kontrol over indgående saldo, udgående saldo og differencer for hver måned

Dankort

Det daglige salg, der sker via almindelige dankort, sættes ind på bankkontoen, et par dage efter at salgsstedet har foretaget dagens afslutning i terminalen. Summen registreres som bruttobeløb, og kort-indløserens gebyrer faktureres efterfølgende. Afstemningen er forholdsvis enkel at gennemføre, men det kompliceres af den store mængde af transaktioner.

Kreditkort

Kreditkort registreres på kontoudtoget som en fælles indbetaling for alle registrerede køb i én stor samlet sum med gebyrer fratrukket. På bankkontoudtoget kan man ikke se, hvad vi har fået betaling for. Derfor havner betalinger fra eksterne kort-indløsere næsten altid på afregningskonti i regnskabet. Afregningskontoen debiteres manuelt dagligt ud fra oplysninger fra bankgirocentralen. Enten fra papirkontoudtog eller udskrifter fra netbanken.

Læs hvordan Twilfit forenklede håndteringen af dankort og kreditkort med Adra Match Accounts

Valutakonti

Valutakonti håndteres oftest på samme måde som almindelige konti. Forskellen er, at beløbene i økonomisystemet registreres i rapporteringsvalutaen og ikke i den faktiske valuta. Et bankkontoudtog viser derfor alle beløb i Euro, mens regnskabet viser beløbene i DKK. Enten har man et økonomisystem, som i forbindelse med konteringen omregner eurobeløbet til svenske kroner ved hjælp af en fast månedskurs eller dagskurs. Eller DKK-beløbet beregnes i forbindelse med konteringen.

Adra Match giver:

Automatisk afstemning af valutabeløbet
Saldo i både valutabeløb, bogføringsbeløb og til afslutningskursen
Færdige rapporter til månedsafslutningen
Kontrol over indgående saldo, udgående saldo og differencer for hver måned

De fleste økonomisystemer har et valutafelt, hvor det oprindelige beløb rapporteres. Når selve afstemningen skal foretages, er det dette beløb, man går ud fra. Det beregnes enten ud fra den faste månedskrus eller ud fra valutafeltet i økonomisystemet. På den måde undgår man at afskrive differencer, som f.eks. en valutadifference, uden at være helt sikker på, hvad differencen indeholder. Det bliver også nemt hurtigt at få den faktiske værdi vist i regnskabsvalutaen til månedsafslutningen og dermed få vist, hvor meget likviderne skal skrives og eller ned med.

Direkte betalinger

Ved direkte betalinger skal alle kunder kunne foretage deres betaling via deres egen bank. Som betalingsmodtager skal du åbne en konto for hver bank, hvilket giver anledning til mange konti i flere forskellige banker. Hver enkelt direkte betaling er en transaktion på kontoudtoget med et unikt id. Ved direkte betalinger er det almindeligt, at økonomiafdelingen oversvømmes med flersidede kontoudtog fra en række forskellige banker. Afstemningen i sig selv er forholdsvis enkel, men meget transaktionsintensiv.