Adra Match Accounts

skarmdump_automatisk-dk

Ved at lade teknologien tage over sparer du tid, reducerer omkostninger og arbejder mere effektivt! I en økonomiafdeling udføres mange dele af afslutningsarbejdet stadig manuelt. Den manuelle håndtering af transaktioner og rapporteringen af konti er en af de allermest tidskrævende processer. Afstemningssystemet Adra Match Accounts er en løsning til automatisering, standardisering og visualisering af håndteringen af transaktioner og til oprettelse af afslutningsbilag for balancekonti til månedsafslutningen.

Adra Match Accounts giver:

  • Ensartede, forenklede arbejdsprocesser
  • Let at implementere, lære og bruge
  • Fleksibel og skalerbar løsning – vokser med din virksomhed
  • Høj ydeevne – behandler store mængder data på kort tid
  • Avanceret logik – korrekt matchede resultater
  • Nemt at udskrive rapporter og grafer
  • Dashboard giver godt overblik
  • Workflow modul

Overordnet beskrivelse

Funktioner

Adra Match Accounts består af fire dele:

  • Import
  • Automatisk afstemning
  • Manuel afstemning, afstemninger og korrigeringer
  • Rapporter

Import

For at skabe automatiserede processer importerer vi økonomisystemets konti i Adra Match Accounts (AMA). AMA læser tekstfiler og er designet til nemt at kunne tilpasses forskellige formater. Med andre ord skal en virksomhed aldrig tilpasse filformater efter Adra Match. Vi tilpasser os til det filformat, der leveres. Importen kan enten bestå af alle balancekontiene eller af udvalgte transaktionsintensive konti. Ud over dette importerer vi transaktioner fra eksterne kilder såsom bankkonti, fagsystemer, anlægsregistre, resultatopgørelser, datterselskaber (ved interne mellemværender) osv. AMA kan indlæse alle konti med samme filformat samtidigt. Når indlæsningen er gennemført, opdaterer AMA alle saldi for de respektive indlæste konti.

Opdateret i AMA

Konto ERP Saldo Konto ekstern kilde (bank) Saldo Difference Antal åbne poster
1930 2 500 43274892374 2400kr -100kr 211
1618 10 000       400
1619 7 800       34
1515 13 000       20
Osv…          

Hele AMA’s importfunktion kan også automatiseres. For virksomheder med flere konti og flere selskaber med samme licens betyder det, at Adra Match Scheduler kan automatisere alt fra import af data til den automatiske afstemning.

Automatisk afstemning

Næste trin er den automatiske afstemning. For hver enkelt konto opsættes regler for, under hvilke forudsætninger AMA skal afstemme transaktioner automatisk. AMAs matchningsmotor er et avanceret regelsæt, der styrer, hvad, hvordan og inden for hvilket tidsinterval matchningen skal udføres. Regelsættet kan sættes op til at matche en post mod en anden, men det er også muligt at matche flere poster mod en og flere mod flere. Alt sammen så saldi og eventuelle differencer vises i så få åbne poster som muligt. Dette er for at minimere den tid, der bruges på alt det, der allerede stemmer i økonomisystemet. I forbindelse med afstemningen flyttes alle transaktioner, der er godkendt af en opsat regel, til fanebladet “afstemte poster”.

Afstemte konti i AMA

Konto ERP Saldo Konto ekstern kilde (bank) Saldo Difference Antal åbne poster
1930 2 500 43274892374 2400kr -100kr 12
1618 10 000       20
1619 7 800       4
1515 13 000       2
Osv…          

Manuel afstemning

I den manuel visning finder vi alle transaktioner, der er faldet uden for de regler, vi opstillede i den automatiske afstemning. Visningen for manuel afstemning er udformet, så man på en enkel måde kan finde de matchende transaktioner. Her afkrydses de transaktioner, der skal gå mod hinanden, for derefter at blive afstemt. Transaktionerne flyttes derefter til de øvrige afstemte poster. Visningen for, hvordan de tilbageværende åbne poster skal præsenteres, er dynamisk, dvs. at man selv vælger, hvilke oplysninger om transaktionen der skal medtages i visningen. Beløb, dato, reference og tekst er obligatorisk. Men oplysninger som omkostningssted, ansvarsområde, valuta og periode kan nemt tilføjes. Med søge- og filterfunktioner kan man eksempelvis nemt få vist de åbne poster, der er tildelt et bestemt omkostningssted.

Hvis man afstemmer mod en ekstern kilde, vises posterne fra de respektive kilder i forskellige farver.

Åbne poster

Bogføringsdato Valør Dato Reference Beløb Tekst Kommentar Omkostningssted/ansvar Konto
2012-01-25 2012-01-26 44347498 2400kr BG indbet.   602 3473893284
2012-01-26 2012-01-26 654644 2399kr ocr   602 1941
2012-01-26 2012-01-26 656654 300kr udtræk   601 1941
2012-01-28 2012-01-29 43256654 566kr overførsel   601 3473893284

Oplysningerne kan indtastes i kommentarfeltet. Disse oplysninger gemmes og bliver liggende, så de vises på de rapporter, der trækkes ud til afslutningen som beskrivelse af de åbne poster.

Overordnet funktionalitet

AMA er et flerbrugersystem med fem forskellige roller. Rollerne styrer, hvad en bruger skal kunne se og gøre i systemet. Brugeren kan kobles til et eller flere selskaber i koncernen og tildeles rettigheder ud fra arbejdsopgaven. Pålogning på systemet kan enten gøres med “enkelt logon” eller med egendefineret brugernavn og adgangskode.

AMA Struktur

Rapporter

AMA har et antal standardrapporter, blandt andet en saldoliste og en rapport for åbne poster. Saldolisten viser saldi på alle indlæste konti. Som bilag til denne anvendes rapporten med åbne poster. Denne viser saldoen på den/de valgte konti samt de åbne poster, der beskriver saldoen alternativt differencen mellem forskellige konti (ved eksempelvis hovedbog mod bank).

Ud over dette bygger Adra Match rapporter efter behov. Mange af vores kunder vil gerne have en rapport, der er opbygget på samme måde som den afstemningsskabelon/afslutningsspecifikation, der allerede findes (ofte en Excel-skabelon).

Andre almindelige former for kundetilpassede rapporter er rapporter for:

  • Interne mellemværender: En rapport, som viser de transaktioner, der udgør differencen, der er opstået mellem selskaber.
  • Aldersanalyse: En rapport, der viser, hvor længe poster har ligget åbne i forskellige forudindstillede tidsintervaller.
  • Bogføringsordre: En rapport, der er opbygget som en bogføringsordre, der efterfølgende kan indlæses i økonomisystemet. Bruges til blandt andet at bogføre fejlposterede transaktioner korrekt og bogføre afstemte differencer.