Reiselivsbransjen
Reiselivsbransjen er en svært transaksjonsintensiv bransje der betalinger enten gjøres på nettet eller i butikken. Det enorme volumet transaksjoner gjør avstemmingen vanskelig. Samtidig er en grundig avstemmingsprosess helt avgjørende for å unngå at feilaktige poster må skrives av på grunn av at saldoen er ikke balansert. Reiselivsbransjen forholder seg ofte til mange leverandører. Spesielt de store underleverandører fører til mange transaksjoner som er viktige å avstemme. I større reiseselskaper fører også mellomhavende til et svært omfattende avstemmingsarbeid.
Med Adra Match Accounts får du:
- Kontroll over hver enkelt transaksjon
- Rapporter overom alt som ikke stemmer
- Rapporter over eventuelle gebyrer som trekkes fra innløser
- Rapporter over kontosaldoer og differanser mellom bedrifter
- Rapporter om månedsavslutning
- Opplysninger om hvilke fordringer du har mot innløser
- Opplysninger om hvilke ordrer som er feil
- Differansen mellom selskap i enkle, uavstemte transaksjoner
- Én felles avstemmingsprosess for alle selskaper
- Mulighet til å sende åpne transaksjoner til fordringsselskapet fra systemet
- Opplysninger om hvor mye fordringen skal skrives opp/ned med når valutaer er innblandet.
Kort- og nettbetaling
Kortbetalinger føres bare som én totalsum på kontoutskriften. Den summen inneholder alle kortkjøp som er gjort over nettet i løpet av en bestemt dag og må avstemmes mot alle registrerte kjøp gjort den dagen. Informasjonen om hva summen i banken inneholder, er det kun innløser som har. En pålitelig avstemming er umulig å gjennomføre uten den detaljerte informasjonen fra innløser. Uten den vet du aldri sikkert om forskjellen skyldes forsinkelser i bankinnskuddet eller noe annet.
Når transaksjonene avstemmes, er det viktig å ta hensyn til innløsers transaksjons-ID. Ulike bedrifter bruker ulike innløsere for å utføre utbetalingen av de registrerte kjøpene. Noen tar denne avgiften direkte fra bruttobeløpet, mens andre setter hele beløpet i banken og fakturerer deretter avgiften.
Direktebetalinger
Ved direktebetalinger skal alle kunder kunne gjøre sine betalinger gjennom sin egen bank. Som betalingsmottaker må du åpne en konto for hver bank, noe som fører til mange kontoer i ulike banker. Hver direktebetaling vises som én transaksjon på kontoutskriften din, med en unik ID. Ved direktebetalinger er det vanlig at økonomiavdelingen oversvømmes av lange kontoutskrifter fra mange ulike banker. Avstemmingen i seg selv er relativt enkel, men den kompliseres av de mange transaksjonene.
Kontant betaling i butikker
Kontanthåndtering fører ofte til et veldig tidkrevende avstemmingsarbeid, siden det er så mange transaksjoner. Mange elementer fra flere kostnadssteder havner på kontoutskriften hver dag. Kassesystemet rapporterer til økonomisystemet daglig, men i mange tilfeller kan det gå 2-14 dager før pengene faktisk kommer inn i banken. Dette gjør det spesielt vanskelig å holde styr på kostnadsstedene og hvilke dagers salg man har mottatt penger for.
Kortbetaling i butikker
Kortterminaler fører, akkurat som dagkasser, til et tidkrevende avstemmingsarbeid på grunn av de mange transaksjonene. Her blir også resultatet mange poster fra flere kostnadssteder på kontoutskriften hver dag. Kortene som trekkes på salgsstedet, kan deles inn i to forskjellige kategorier. Det være seg vanlige bankkort som Visa, Mastercard og Eurocard, og kredittkort med eksterne innløsere som American Express og Diners Club.
Bankkort
Dagssalget som gjøres via vanlige bankkort, settes inn på bankontoen et par dager etter at utsalgssteder gjennomfører dagsoppgjøret i terminalen. Summen består av et bruttobeløp, og innløserens omkostninger blir fakturert i ettertid. Avstemmingen er relativt enkel å gjennomføre, men den blir mer komplisert på grunn av det store volumet transaksjoner.
Kredittkort
Kredittkortbetalinger vises på kontoutskriften som ett felles innskudd for alle registrerte kjøp der avgiften er betalt. I kontoutskriften fra banken kan du ikke se hva du har fått betalt for. Derfor havner betalinger fra American Express og Diners Club nesten alltid på avregningskontoen i regnskapet.
Andelen betalinger via kredittkort er ikke så stor, men det manuelle bokføringsarbeidet er svært krevende.
Mellomhavende
Avstemming av mellomhavende er komplisert fordi det er så mange faktorer som skal håndteres. Kompleksiteten øker med antall involverte selskaper, valutaer og kontoer. Ofte er det selve rapporteringen som er utfordringen. Avstemmingsprosessen blir enda mer komplisert av det faktum at informasjon om hva selve differansen består av, er vanskelig tilgjengelig. Valutadifferanser eller forretningshendelser som ikke har vært registrert av begge parter, forverrer også saken.
Du kan registrere mellomhavende på ulike måter i økonomisystemet. Det vanligste er å bruke parts- og motpartsnummere. Noen ganger er det rene reskontroposter med fakturanummer på transaksjonene. I disse tilfellene avstemmes transaksjonene fakturanivå.
Denne kompleksiteten fører til mange ulike typer vanskeligheter som alle resulterer i at saldoene mellom de ulike selskapene ikke stemmer i månedsavslutningen. Ofte er mange mennesker involvert, noe som gjør prosessen uklar og gjør det vanskeligere å skape en enhetlig praksis.
Sammenstillingen ved en månedsavstemming skal gjøre rede for saldoen og forskjeller på kontonivå mellom partene. Hvis valutaer er involvert, skal sammenstillingen også informere om hvor mye fordringen skal skrives ned eller opp med, og hvilke enkelttransaksjoner som utgjør differansen.