Balansekontoer
Balansekontoene har mange forskjellige navn, og det kan dreie seg om avregningskontoer, periodiseringskontoer eller andre kontoer.
Adra Match gir:
- Ferdige rapporter om kontosaldoer og spesifikasjoner om hvilke transaksjoner saldoen består av
- Mulighet til å legge til kommentarer til transaksjoner direkte i programmet
- Sporbarhet gjennom hele prosessen. Du vet hvem som gjorde hva og når
- Automatisk avstemming av kontoene som krever det.
- Sikkerhet i at ingen kan ha lagt inn feil i regnearket.
- Lagring av all informasjon, som kommentarer, transaksjoner og mellomværender tilbake i tid
- Muligheten for alle til å jobbe samtidig med rapportering
Manuelt arbeid øker risikoen for feil
Den manuelle prosessen er tidkrevende og muligheten for feil i overføringen til regnearkene er stor. Når det oppstår feil mellom regneark og regnskapssystemer, må arbeidet gjøres om igjen fra begynnelsen av. Mangelen på sporbarhet og muligheten til å se hvem som gjorde hva og når, går ut over kontrollmulighetene og sikkerhet.
Ved månedsavslutningen skal alle kontoene regnskapsføres. På slutten av måneden overfører mange selskaper saldoen fra balanseregnskapet til regneark som Excel under en rekke ulike faner. Forklaringen på saldoen og de underliggende transaksjonene legges inn manuelt. Ofte skal rapporten også skrives ut og underskrives. Transaksjonsintensive kontoer må være avstemt før de legges inn i arket. Regnearket kan bare behandles av én person om gangen, og alle tallene legges inn manuelt. Deretter blir fanene skrevet ut og satt inn i permer. En del av de rapporterte kontoene består bare av noen få poster, mens andre kontoer må avstemmes for å forklare saldoen.
Les om hvordan Clas Ohlson forenklet sine avstemminger med hjelp av Adra Match Accounts
Avregningskontoer/interimskontoer
Kontoer som skal avstemmes mellom seg selv, kalles for avregningskontoer. De består ofte av banktransaksjoner, manuelle reskontroposter, viderefaktureringstransaksjoner, uplasserte innbetalinger, gavekort med mer. Avstemmingen gjøres for å beskrive saldoen ved å avstemme debet mot kredit.
Adra Match gir:
- Automatisk kontroll av månedens saldo og åpne poster
- Ferdige rapporter og saldospesifikasjon til månedsavslutningen
Avregningskontoer og interimkontoer er ofte lette å avstemme så lenge saldoene er riktige. På slutten av måneden skal saldoen og de åpne postene regnskapsføres, for eksempel i en Excel-fane. Når saldoen ikke stemmer, kan det ta lang tid å forstå hvorfor. Ved bruk av Adra Match’ løsning oppdager du differansen umiddelbart. Denne åpningsbalansen du må huske å ta hensyn til ved neste avstemming.
Periodiseringskontoer
Periodiseringskontoer finnes i to ulike varianter. Påløpte kostnader og forskuddsbetalte kostnader.
Adra Match gir:
- Kontroll av den inngående balanse på fakturanivå.
- Kontroll på om alle leverandørens utbetalinger er periodiserte denne måneden
- Oversikt over betalinger som er ferdig periodisert
- Rapport over fakturaene som utgjør saldoen på konto
- Ferdig rapport til månedsavslutningen
Forskuddsbetalte kostnader
Grunnlaget for en forhåndsbetalt utgift er den betalte fakturaen, noe som gjør bokføringen relativt enkel. Kontoen som periodiseringen blir registrert på, består ofte av både automatisk periodiserte poster og manuelt periodiserte poster.
Påløpte kostnader
Påløpte kostnader består av fremtidige kostnader som det ennå ikke er grunnlag for. Kontoen blir ofte mindre organisert enn en konto med forhåndsbetalte utgifter. Utfordringen er vanligvis å avstemme kontoen på en trygg måte og sette sammen en rapport som presenterer hvilke kostnader som er periodisert i detalj.