Automatisk Bankavstemming

Automatiser bankavstemmingen med Adra Match

Adra Match kan hjelpe deg med automatisk matching på flere områder innenfor bankavstemming, som tradisjonell bankavstemming og avstemming av  valutakontoen, direktebetalinger, kontanter, kortterminaler (Visa, MasterCard, Eurocard), bankgiro og giro. Automatisk avstemming forenkler arbeidsprosessene og gjør dem både raskere og sikrere.

Adra Match gir:

  • En helautomatisk avstemmingsprosess, når som helst i den avsluttende perioden
  • Personuavhengig – delegert ansvar
  • Ferdig avslutningsspesifikasjoner
  • Logging av all avstemmingshistorikk
  • Én enhetlig tilnærming uavhengig av antall selskaper, banker, forretninger og kontoer

Teknologi erstatter manuelt arbeid

Adra Match Accounts erstatter de manuelle trinnene i avstemmingsprosessen med teknologi. Teknologien gjør det også mulig å skape en konsekvent og effektiv avstemmingsprosess for alle kontoer som skal avstemmes.

Systemet holder rede på hva som er avstemt og hvilke poster som er åpne, uavhengig av når avstemmingen gjennomføres. Avstemmingen kan utføres av hvem som helst, når som helst i den avsluttende perioden og ikke bare i forbindelse med måneds-, kvartals-og årsavslutninger, der tiden ofte er knapp.

Bankavstemmingen er selskapets sentrale avstemmingsprosess

Bankavstemmingen er selskapets sentrale avstemmingsprosess. Den kan se forskjellig ut avhengig fra bedrift til bedrift. Mange avstemmer fortsatt banken ved å skrive ut kontoutskriften.  Ved hjelp av en kalkulator og blyant prikker man seg deretter gjennom alle postene på kontoen for å se hvilke som er åpne. Andre bruker regneark som et verktøy for å eliminere postene som stemmer gjennom oppsummeringer og makroer.

Hvor effektiv og sikker den manuelle avstemming er, er fullstendig avhengig av personen som utfører den. Når avstemmingen er ferdig, skal alle saldoene i hovedboken og banken, og eventuelle differanser, regnskapsføres. Dette gjøres ofte i et eksternt system utenfor økonomisystemet i et regneark, der resultatene av avstemming deretter manuelt overføres i avstlutningsspesifikasjoner.

Manuell fremgangsmåte:

  • Personavhengig
  • Ineffektiv og tidkrevende
  • Ingen historikk eller mulighet til å se tilbake
  • Mange manuelle trinn gjør prosessen usikker
  • Alle trinn må gjennomføres for alle kontoer og av alle ansatte som er involvert

Les mer om hvordan LRF Media løste sin bankavstemming med Adra Match Accounts

Fakturastrøm – avstemme mange mot én

Ulike organisasjoner har ulike typer trafikk på bankkontoen. Disse avhenger av virksomheten og kundenes egenskaper. Kundene har ulike måter å betale på, noe som også gir ulike typer avstemminger. Her er noen vanlige typer banktrafikk.



OCR

De fleste fakturaer går via NETS (BBS). Kundeinnbetalinger og leverandørbetalinger håndteres automatisk via filopplasting til både kundereskontroen og leverandørreskontroen er avstemt.  Banken setter deretter inn et eller flere samlebeløp for hvert clearingtilfelle. Det belastes også et fellesbeløp for alle utbetalinger. Aktiviteten i banken blir betydelig mindre enn for hver enkelttransaksjon. I tillegg til disse innskuddene kommer manuelle inn- og utbetalinger.

I økonomisystemet er det imidlertid mye vanligere at hovedboken 19(XX) inneholder mer detaljert informasjon enn banken. Mange transaksjoner fra hovedboken skal matches mot en fellessum i banken, noe som gjør avstemmingen mer komplisert å administrere.



Kontanthåndtering

Kontanthåndtering fører ofte til et veldig tidkrevende avstemmingsarbeid, siden det er så mange transaksjoner. Mange elementer fra flere kostnadssteder havner på kontoutskriften hver dag.  Kassesystemet rapporterer til økonomisystemet daglig, men i mange tilfeller kan det gå 2-14 dager før pengene faktisk kommer inn i banken. Dette gjør det spesielt vanskelig å holde styr på kostnadsstedene og hvilke dagers salg man har mottatt penger for.

Adra Match gir:

  • Automatisk matching av transaksjoner som stemmer
  • Automatisk kontroll over hvilke kasser som er mottatt i banken per kostnadssted
  • Personavhengig, delegert ansvar
  • Ferdige rapporter for månedsavslutningen
  • Kontroll over IB, UB og differanser for hver måned

En annen måte å løse avstemming er å åpne, en bankkonto per kostnadssted for dermed å lette håndteringen av transaksjonene. Men også dette er tidkrevende og dyrt siden alle kontoene i kontoplanen kompliserer det administrative arbeidet. Avstemmingen er fortsatt like omfattende, men nå blir den også spredt over flere bankkontoer.  Ofte er flere personer involvert i avstemmingen, og alle gjør avstemmingen på sin måte. 


Bankkort og kredittkort

Kortterminaler fører, akkurat som dagkasser, til et tidkrevende avstemmingsarbeid på grunn av alle transaksjonene. Her blir også resultatet mange poster fra flere kostnadssteder på kontoutskriften hver dag. Kortene som trekkes på salgsstedet, kan deles inn i to forskjellige kategorier. Vanlige bankkort som Visa, MasterCard og Eurocard, og kredittkort med eksterne innløsere som American Express og Diners Club.

Adra Match gir:

  • Avstemming på detaljnivå uten å bokføre alle kredittkorttransaksjoner
  • Kortavgift per kostnadssted direkte fra systemet
  • Kontroll for hvert kostnadssted over hvilke korttransaksjoner som ikke har kommet inn i banken
  • Personavhengig – delegert ansvar
  • Ferdige rapporter for månedsavslutningen
  • Kontroll over IB, UB og forskjeller for hver måned

Bankkort

Dagssalget som gjøre via ordinære bankkort blir satt inn på bankkontoen noen dager etter at salgsstedet har gjennomført dagsoppgjøret i terminalen. Summen består av et bruttobeløp, og innløserens omkostninger blir fakturert i ettertid.  Avstemmingen er relativt enkel å gjennomføre, men den blir mer komplisert på grunn av det store volumet transaksjoner.

Kredittkort

Kredittkortbetalinger vises på kontoutskriften som ett felles innskudd for alle registrerte kjøp der avgiften er betalt. I kontoutskriften fra banken kan du ikke se hva du har fått betalt for. Derfor havner betalinger fra eksterne innløsere nesten alltid på avregningskontoen i regnskapet. Avregningskontoen debiteres manuelt daglig basert på informasjon fra kortinnløser. 




Valutakontoer

Valutakontoer håndteres stort sett på samme måte som vanlige bankkontoer. Forskjellen er at beløpene i økonomisystemet registreres i regnskapssystemets valuta og ikke i den faktiske valutaen. En kontoutskrift viser alle beløpene i euro, mens regnskapet viser beløpene i kroner.  Man kan ha et økonomisystem som i forbindelse med konteringen regner om eurobeløpet til svenske kroner ved hjelp av en fast månedlig kurs eller daglig kurs. Alternativt kan du regne ut beløpet i kroner i forbindelse med konteringen. 

Adra Match gir:

  • Automatisk avstemming av valutabeløpet
  • Saldo både i valutabeløp, regnskapsbeløp og i avslutningskursen
  • Ferdige rapporter for månedsavslutningen
  • Kontroll over IB, UB og forskjeller for hver måned

De fleste økonomisystemer har et valutafelt der det opprinnelige beløpet rapporteres. Når avstemmingen skal gjøres, er det dette beløpet man går ut fra. Det beregnes enten basert på den faste månedsprisen eller på valutafeltet i økonomisystemet. På denne måten slipper du å skrive av differansen, for eksempel en valutadifferanse, før du er helt sikker på hva differansen består av. Det gjør det også enkelt å raskt finne den faktiske verdien av regnskapsvalutaen til månedsavslutningen, og dermed finne ut hvor mye likviditeten må skrives opp eller ned med.