Adra Match Accounts

Ved å la teknologien ta over sparer du tid, reduserer kostnadene og arbeider mer effektivt. I økonomiavdelinger blir fortsatt store deler av avslutningsarbeidet utført manuelt. Den manuelle håndtering av transaksjoner og rapportering av kontoer er en av de aller mest tidkrevende prosessene. Avstemmingssystemet Adra Match Accounts er en løsning som automatiserer, standardiserer og visualiserer håndtering av transaksjoner og danner avslutningsgrunnlaget for balansekontoen til månedsavslutningen.

Med Adra Match Accounts får du:

Enhetlige, forenklede arbeidsprosesser
Enkelt å implementere, lære og bruke
Fleksibel og skalerbar løsning – vokser med bedriften din
Høy ytelse – behandler store mengder data på kort tid
Avansert logikk – resultatene blir riktig avstemt
Lett å ta ut rapporter og diagrammer
Dashbordet gir god oversikt
Workflow – organisera, planlegg og få kontroll.

Overordnet beskrivelse

Funksjoner

Adra Match Accounts består av fire deler:

Import
Automatisk avstemming
Manuell avstemming, avstemminger og rettelser
Rapporter

Import

For å lage automatiserte prosesser må vi først importere økonomisystemets kontoer til Adra Match Accounts (AMA). AMA leser tekstfiler og er utformet for enkelt å kunne tilpasses ulike tekstformater. Med andre ord trenger selskaper aldri å tilpasse filformatene sine til Adra Match. Vi tilpasser oss det filformatet som leveres. Importen kan enten omfatte alle balansekontoene eller utvalgte transaksjonsintensive kontoer. I tillegg til dette må vi importere transaksjoner fra eksterne kilder som bankkontoer, forsystemer, anleggsregistre, reskontroer, datterselskap (ved interne mellomhavende) og så videre. AMA kan laste inn alle kontoer med samme filformat samtidig. Når innlastingen er ferdig, oppdaterer AMA alle saldoene for de innlastede kontoene.

Oppdatert i AMA

Konto ERP	saldo	Konto ekstern kilde (bank)	Saldo	Differanse	Antall åpne poster
1930	2 500	43274892374	2400kr	-100kr	211
1618	10 000				400
1619	7 800				34
1515	13 000				20
Osv…

Importfunksjonen i AMA kan også planlegges på forhånd. Dette betyr at for selskaper med mange kontoer og flere selskaper på samme lisens kan Adra Match planlegge alt fra import til automatisk avstemming.

Automatisk avstemming

Det neste trinnet er den automatiske avstemmingen. For hver konto settes det opp regler for hvilke vilkår som må være til stede for at AMA automatisk skal avstemme transaksjonene. AMAs avstemmingsmotor er et avansert regelverk for hva, hvordan og innenfor hvilke tidsrom avstemmingen kan utføres. Regelverket kan settes opp til å avstemme ett element mot en annen, men det er også mulig å avstemme flere poster mot én og flere mot flere. Dermed kan saldoene og eventuelle differanser rapporteres i så få poster som mulig. Dette minimerer tiden som brukes på alt som allerede er avstemt i økonomisystemet. I forbindelse med avstemmingen flyttes alle transaksjoner som er godkjent i henhold til en oppsatt regel, til “avstemte poster”.

Avstemte konter i AMA

Konto ERP	saldo	Konto ekstern kilde (bank)	Saldo	Differanse	Antall åpne poster
1930	2 500	43274892374	2400kr	-100kr	12
1618	10 000				20
1619	7 800				4
1515	13 000				2
Osv…

Manuell avstemming

I den manuelle visningen finner vi alle transaksjonene som faller utenfor reglene vi satte opp i den automatiske avstemmingen. Visningen for manuell avstemming er utformet slik at det skal være enkelt å finne matchende transaksjoner. Her merkes det av for transaksjonene som skal gå mot hverandre manuelt og deretter avstemmes. Da flyttes transaksjonene til de andre avstemte postene. Visningen over hvordan de gjenværende åpne postene skal presenteres, er dynamisk, det vil si at du kan velge hvilken informasjon om transaksjonen som skal inkluderes i visningen. Beløp, dato, referanse og tekst er obligatorisk. Men informasjonen som kostnadssted, ansvarsområde, valuta og periode kan enkelt legges til. Ved hjelp av søk og filterfunksjoner kan du lett hente frem åpne poster for et bestemt kostnadssted, for eksempel.

Hvis man avstemmer mot en ekstern kilde, vises postene fra de ulike kildene i forskjellige farger.

Åpne poster

Bokføring dato	Valuta dato	Referanse	Beløp	Tekst	Kommentar	Kostsenter/ansvar	Konto
2012-01-25	2012-01-26	44347498	2400kr	Bg innbet.		602	3473893284
2012-01-26	2012-01-26	654644	2399kr	OCR		602	1941
2012-01-26	2012-01-26	656654	300kr	uttak		601	1941
2012-01-28	2012-01-29	43256654	566kr	overføring		601	3473893284

I kommentarfeltet kan du skrive inn informasjon. Denne informasjonen lagres og vil bli beholdt og inkludert på rapportene som skal tas ut til avslutningen som beskrivelse av de åpne postene.

Overordnet funksjonalitet

AMA er et flerbrukersystem med fem ulike roller. Rollene styrer hva en bruker kan se og gjøre i systemet. Brukeren kan kobles til ett eller flere selskaper i konsernet og tildeles rettigheter basert på vedkommendes arbeidsoppgaver. Innloggingen til systemet kan enten gjøres ved hjelp av global pålogging eller ved hjelp av brukerdefinerte brukernavn og passord.

AMA-struktur

Rapporter

AMA har en rekke standardrapporter, inkludert en saldoliste og en rapport over åpne poster. Saldolisten viser saldo på alle innlastede kontoer. Som bilag brukes rapporten for åpne poster. Denne viser saldoen for valgte kontoer samt de åpne postene som beskriver saldoen eller differansen mellom ulike kontoer (for eksempel hovedboken mot banken).

I tillegg til dette lager Adra Match rapporter etter behov. Mange av våre kunder ønsker en rapport som er strukturert akkurat som avstemmingsmalen som allerede finnes (ofte en Excel-mal).

Andre vanlige typer tilpassede rapporter er rapporter om

Interne mellomhavene: Rapport som viser transaksjonene som utgjør differansen mellom selskaper
Aldersanalyse: viser hvor lenge poster har stått åpne i ulike forhåndsvalgte tidsintervaller
Bokføringsposter: en rapport bygget som en bokføringspost som deretter kan leses inn i økonomisystemet. Brukes blant annet til å korrigere transaksjoner som er bokført på feil konto og omgjøre avstemte differanser.