Adra Match Receivables

Skjermbilde automatisering av reskontro

Adra Match Receivables (AMR) er en løsning for håndtering av innbetalinger, spesielt fakturainnbetalinger.  Mange selskaper avstemmer sine innbetalinger automatisk i kundereskontroene i økonomisystemet. Likevel er det ikke uvanlig at mye av arbeidet gjøres manuelt. Grunnen er ofte at arbeidsprosessen er komplisert og at det skal håndteres store mengder data.

Adra Match Receivables:

  • Kan håndtere betalinger uten identitetsmarkører som fakturanummer eller OCR
  • Har en selvlærende historikkfunksjon som husker tidligere transaksjoner
  • Kan enkelt oppdatere informasjon fra tre kilder: kundereskontroer, kunderegister og bankinformasjon.
  • Har høy ytelse – store mengder data kan behandles på kort tid
  • Behandler alle betalinger konsekvent
  • Hjelper deg å oppdatere reskontro og hovedbok raskere
  • Hjelper deg å sende ut påminnelser raskere
  • Gir deg bedre oversikt over bilagene fra banken
  • Er ikke personavhengig
  • Gir deg bedre likviditetsstyring
  • Gir utfyllende informasjon om både betaling og betaler

AMR kan brukes i de følgende tre scenariene:

Scenario 1

Vi har allerede automatisert innbetalingsstrømmen, men vi har mange innbetalinger som ikke kan autoavstemmes av reskontroen .

Hvis du har mange innbetalinger, er det ikke til å unngå at noen betaler fakturaene med gale referanser. Dette gjelder spesielt innenfor business-to-business-sektoren. Du kan ikke kontrollere hva kundene skriver som fritekst ved hjelp av for eksempel KID-/OCR-numre. Grunnen til at så mye tid går med til å håndtere feilaktige betalinger, er at det ikke er utviklet grensesnitt i økonomisystemene som på en strukturert måte kan kombinere de tre informasjonskildene som trengs for å plassere betalingen. Etter innlesingen av innbetalinger i økonomisystemet er det vanlig at de uplasserte betalingene ender opp på en spesiell konto. Når undersøkelsesarbeidet skal gjennomføres, har økonomisystemet slettet mye av informasjon som er viktig for å plassere betalingen. Det betyr at man må gjøre nok et besøk i grensesnittet til banken for å finne kunden i kunderegisteret, og i neste omgang finne fordringene i reskontroen.

AMR kan enkelt kombinere data fra de tre kildene, kundereskontroer, kunderegistre og all bankinformasjon, for dermed automatisk å kunne avstemme dataene og deretter lette søket for de resterende betalingene.

Scenario 2

Vi har automatisert interne betalinger med gode resultater, men utenlandske betalinger støttes ikke av økonomisystemet vårt.

Økonomisystemet som brukes, er ofte tilpasset automatiserte interne betalingsstrømmer som bankinnskudd og Cremul i Norge, eller totalIN i Sverige. Systemene er sjelden tilrettelagt for utenlandske betalinger. AMR kan lese disse filformatene, og etter avstemmingen mot hovedboken konvertere de utenlandske formatene til et system som økonomisystemet kjenner. I tillegg er informasjonen i utenlandsbetalinger ofte mangelfull, og automatisk avstemming uten avansert logikk kan være vanskelig. Men det er også der AMR har sin styrke.

Scenario 3

Vi gjennomfører ikke automatisk avstemming av innbetalinger, eller vårt system støtter ikke bankens filformat.

Hvis du ikke har automatisert kundeinnbetalingene, anbefaler vi å gjøre det så snart som mulig. Å skulle krysse av innbetalingene manuelt er en kostbar og tidkrevende prosess. Spesielt når det dreier seg om store mengder betalinger.

Hvis du har store mengder innbetalinger som ikke avstemmes automatisk i dag, kan du ta kontakt med Adra Match for en demonstrasjon av AMR. Vi kan vise hvordan hele betalingsstrømmen kan automatiseres, fra start til slutt.

Hvis du ikke har så mange innbetalinger, anbefaler vi at du henvender deg til leverandøren av økonomisystemet for å undersøke muligheten for direkteinnlasting til økonomisystemet. Noen ganger kan det være vanskelig, dyrt eller til og med krevende med en oppgradering av hele økonomisystemet. AMR er en tilleggsfunksjon som passer for alle forretningssystemer. Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg med et forslag til fremgangsmåte.

Selv om mengdene er små, kan innbetalingsstrømmen likevel være kompleks. En direkteinnlesning uten logikk kan være mer til bry enn det er verdt. Ta gjerne kontakt med Adra Match for å diskutere ulike opplegg fra begynnelsen av.

Generell beskrivelse

Uansett om innbetalingen kommer fra utlandet eller ikke, jobber du alltid med tre informasjonskilder for å plassere innbetalingen.

  • Bankfilen, informasjon om betaleren og det betaleren har angitt som fritekst (fakturanummer, ordrenummer osv. …)
  • Kundereskontroen, alle åpne fordringer
  • Kunderegister, alle registrerte kunder

De tre informasjonskildene holdes adskilt fra hverandre. Du som arbeider med uplasserte innbetalinger må med andre ord bruke alle tre kilder for å plassere innbetalingen. Den mest unike funksjonen i AMR er at programmet enkelt kan koble sammen de tre informasjonskildene i én database og lære seg betalingsmønsteret ved hjelp av betalingshistorikken. Jo mer AMR brukes, jo mer lærer det seg. Dessuten har AMR et avansert rammeverk for avstemming som automatisk avstemmer innbetalingene, noe som reduserer mengden uplasserte betalinger drastisk.

Eksempel: En kunde betaler en faktura som avstemmes i AMR og betale senere en annen regningen uten å ta med fakturanummeret. AMR kan deretter ved hjelp av betalingshistorikken foreslå hvor den nye fakturaen bør plasseres, selv om fakturanummeret mangler.

Det er også vanlig at kundereskontroen i økonomisystemet ikke støtter innbetalingsformatet. AMR er et dynamisk produkt som kan konvertere bankens filformat til et format som økonomisystemet kan lese.

Import

Før du kan begynne å bruke AMR, må du importere kundereskontroen og kunderegisteret fra økonomisystemet. Filene må være i tekstformat. Når det gjelder import fra banker, finnes det en rekke formater avhengig av innbetalingsstrømmen.

De vanligste formatene er

  • BGInbetalningar
  • Cremul
  • TotalIN
  • SWIFT (MT940)
  • OCR

Automatisk avstemming

Etter at importen er fullført, er neste trinn den automatiske avstemmingen. Her blir det satt opp et regelverk som skal avstemme de innleste innbetalingene mot åpne poster i kundereskontroen.  Regelverket er satt opp for å kunne takle komplekse tilfeller. Hvis det er angitt et fakturanummer, avstemmer AMR dette. Selv om det er en innbetaling knyttet til 20 fakturaer, vil AMR avstemme betalingen mot de åpne fakturaene. Andre vanlige parametere er avstemming etter buntnummer, ordrenummer, osv. …

Hvis en kunde, som har betalt til oss tidligere, legger inn feil fakturanummer, vil AMR gjenkjenne informasjonen fra banken og vite hvilken kunde innbetalingen kommer fra. Via det innlastede kunderegisteret blir de åpne fakturaene for kunden hentet frem. Hvis noen av de åpne fakturaene stemmer med det innbetalte beløpet, kan avstemmingen gjennomføres. Vanligvis er imidlertid en slik automatisk avstemming noe usikker, og da kreves det også godkjenning av avstemmingen før den gjennomføres. Dette fører oss videre til den manuelle avstemmingen.

Manuell avstemming

Den manuelle delen av AMR er skreddersydd for å avstemme uplasserte innbetalinger. I visning for manuell avstemming undersøker vi all bankinformasjonen i filen, de åpne postene i kundereskontroen og kunderegisteret. Via disse tre kildene kan vi nå manuelt avstemme de resterende innbetalingene som ikke ble håndtert av det automatiserte rammeverket. I den manuelle visningen er all informasjon fra bankens fil søkbar mot reskontroer og kunderegistre.  For eksempel kan jeg, ved å klikke på det innbetalte beløpet, hente frem åpne fordringer i reskontroen som har dette beløpet. Andre søkbare kriterier kan være kundenummer, deler av fakturanummeret, kundens navn og adresse med mer. Men når en kundefaktura er avstemt i AMR, vil AMR gjøre søkene for deg neste gang kunden betaler en regning feil og bare vise et forslag til hvilke åpne poster betalingen bør avstemmes mot.

Eksport/Rapport

Når dagens siste betaling er fullført, er det på tide å eksportere en fil til økonomisystemet. Uavhengig av hvilke filer AMR innledningsvis leste inn fra banken eller bankene, kan vi nå opprette et valgfritt filformat ut fra AMR.  Formatet velges basert på reskontrooppføringer og muligheten til å lese ulike filformater.

Vi kan også kjøre rapporter på innbetalinger som er korrigert, som fortsatt er åpne (for eksempel dobbeltbetalinger).