“Objektiv ärendehantering” innebär stora utmaningar på avstämningsområdet för landets kommuner.

Från och med sommaren 2012 tar danska ATP över en rad uppgifter inom områdena statlig pension, bostadsbidrag, föräldrapenning, förtidspension och förskottsbetalning av barnbidrag.
Tina Mollerup Laigaard är vd för Ascendi A/S, som är specialiserat på att hjälpa offentliga verksamheter, såsom kommuner, att utvecklas på redovisnings- och ekonomiområdet.

– Några av våra fokusområden är att organisera och skapa förutsättningar för en effektiv budget- och redovisningsstyrning, säger Tina Laigaard.

“Kommunerna är ute i elfte timmen om de ska klara avstämningen av alla konton som hör till de fem områden som ATP ska ta över om mindre än två år.”

– Kommunerna är hårt pressade – de måste göra stora besparingar, har för få kvalificerade medarbetare inom många områden och tilldelas också regelbundet nya uppgifter. Därför är det viktigt att ha kontroll över budget och redovisning och hitta metoder och lösningar som skapar överblick, minimerar fel och sparar tid så att resurser kan frigöras för andra viktiga uppgifter.

– Enligt min uppskattning är det bara cirka 25 procent av kommunerna som är medvetna om att alla områden som ska övertas av ATP måste vara effektivt avstämda inom mindre än två år!
Om vi tar bostadsbidrag som ett exempel så kan automatisk avstämning ersätta den manuella och ge vinster och fördelar på en rad områden.

“Statliga stöd till kommunerna är kassa- och inte kostnadsbaserade. Detta innebär att kommunernas styrning och överblick lätt går förlorad.”

– Det är mycket svårare att hålla reda på leverantörsskulder, kundfordringar, inköp, investeringar i t.ex. socialbostäder osv. i ett kassabaserat system. Det är lätt att tappa kontrollen över hur kostnaderna fördelas över året – och vi ser ofta att man inte tagit höjd för framtida kostnader. “Objektiv ärendehantering” innebär stora utmaningar för kommunerna på avstämningsområdet…

“Ett effektivt avstämningsverktyg ger många fördelar i det dagliga arbetet.  Inte minst blir det lättare att kvalitetssäkra och validera utvalda områden.”

– Avstämning av bank- och interimskonton, ersättningar, bostadsbidrag etc. är mycket tidskrävande områden där modern teknik kan ge värdefull hjälp. Inte bara kan en stor del av avstämningsprocessen automatiseras utan ledningen får också nya och bättre ledningsverktyg. Exempelvis kan rapporter och översikter skrivas ut på ett par minuter för att ledning och ekonomipersonal snabbt ska få en snabb och fullständig överblick över t.ex. status, öppna poster och avstämda poster. Det framgår också vem som stämt av varje enskild post och när det skett samt om avstämningen gjorts automatiskt eller manuellt.

– Detta ger bättre möjligheter att kvalitetssäkra och validera utvalda områden, förklarar Tina Mollerup Laigaard.

“Enligt min uppskattning använder bara omkring hälften av alla kommuner i dag sig av automatisk avstämning.”

Från externa rådgivare som revisorer och konsulter kommer det allt fler förslag och krav på att kommunernas avstämning ska automatiseras på samtliga områden för att därigenom skapa snabbare och bättre överblick samt ökad kontroll. Dessutom är det tidsbesparande för alla parter och positivt att tråkiga, men viktiga, arbetsuppgifter i stor utsträckning kan skötas automatiskt, avslutar Tina Mollerup Laigaard.

Ascendi A/S i korta drag

Ascendi löser både strategiska och operativa uppgifter för Danmarks största offentliga verksamheter och har därför stora och djupgående kunskaper om ekonomistyrning och redovisning på såväl statlig, regional som kommunal nivå. Ascendi har valt att fokusera på följande tre affärsområden:

• Utveckling av redovisning och ekonomistyrning
• Återupprättning och säkring av redovisnings- och löneområdet
• Förstärkning av funktioner inom redovisning och ekonomi