Automatiserad bankavstämning är idag en naturlig del av processen för många företag när man ska avlägga korrekta räkenskaper. Olika it-system har ersatt det manuella och tidskrävande arbetet. Däremot har inget förändrat kraven på att avstämningar ska vara dokumenterade, uppfylla krav i lagar och regler samt fungera som underlag i företagets redovisning.

Kravet på dokumentation är oförändrat

I alla företag är den löpande avstämningen av inlåningskonton och rörelsekrediter i banken ett viktigt kontrollverktyg. Avstämningen bidrar till att säkerställa att års- eller delårsbokslut är korrekta och rättvisande och den är därför en viktig del av företagens kontroller som ska motverka fel och oönskade situationer. Hur ofta bankavstämningar ska göras beror på företagets ekonomiska situation.

Den manuella bankavstämningen är ofta tidskrävande:

Bankavstämningen går ut på att jämföra posterna i företagets bokföring med bankens registrerade händelser vid givna datum. På så sätt kan man bl.a. identifiera “cirkulerande” insättningar, dvs. inbetalningar som är införda i bokföringen men ännu inte nått banken vid avstämningsdatum, t.ex. butiksförsäljning som betalats via betal-/kreditkort. Samtidigt går det att upptäcka registreringar på bankkonto som inte finns med i bokföringen. Den manuella bankavstämning som idag oftast görs i Excel eller liknande, är emellertid en tidskrävande uppgift. Och den har inte blivit mindre krävande på senare år i takt med att antalet banktransaktioner ökat. Det är inte bara den ökande användningen av betal-/kreditkort, internetbanker och betalningsavtal som ligger bakom ökningen utan även avancerade funktioner i ekonomistyrningssystemen. Tänk bara på en större butikskedjas dagliga insättningar via betal-/kreditkort, tidningens kvartalsvisa abonnemangsinbetalningar eller kommunens utbetalningar av olika former av bidrag.

Man kan vinna mycket tid på att automatisera processen:

Av denna anledning använder flera företag idag särskilda it-system som automatiserar processen för bankavstämningar. Med hjälp av programmerad logik och uppsatta parametrar undersöks skillnaderna mellan bankposterna i företagets ekonomisystem och bankens noteringar, baserat på inlästa bankdata på samma sätt som i den manuella kontrollen. Dessutom är det lättare att skriva ut rapporter och kunna säkerställa att avstämningsarbetet utförs på ett enhetligt sätt med jämn kvalitet.

Vad är en bankavstämning i revisorns ögon?

Att identifiera skillnader mellan posterna i bokföringen och bankens registreringar är inte någon avstämning redovisningsmässigt sett. En avstämning blir det först när företaget dokumenterat att det efter justering av identifierade skillnader råder balans mellan banksaldot i bokföringen och det på bankkontot vid avstämningsdatumet. Dessutom har företaget krav på sig att undersöka och ta ställning till vad skillnaderna består i samt dokumentera detta i linje med redovisningskraven i bokföringslagen.

Krav på dokumentation av bankavstämning

När företaget använder sig av ett it-system för att automatisera processen för bankavstämning ska dokumentationen för alla bankavstämningar innehålla:

• resultatet av den automatiska undersökningen av avvikelser med tydlig identifiering av belopp som inte stämmer överens (match) mellan posterna i bokföringen och bankens registreringar.
• angivelse av dataunderlag och period som urvalet avser samt per vilket datum som bankavstämningen görs.
• dokumentation av saldot på bankkontot på avstämningsdatumet i form av kontoutdrag från banken eller utdrag ur internetbanksystem.
• översikt som visar balansen mellan banksaldot i bokföringen jämfört med saldot på banken vid avstämningsdatum samt på vilket sätt detta framgår.
• dokumentation av cirkulerande insättningar t.ex. genom kontroll av bankens registreringar ett par dagar efter avstämningsdatum.
• dokumentation av resultat för de undersökningar som gjorts för att reda ut belopp som satts in på eller betalats ut från bankens konto men inte tagits upp i bokföringen.
• dokumentation rörande sista punkten är särskilt viktig då just dessa avvikelser kan vara ett uttryck för brister i företagets bokföringsrutiner.

Avstämningsanvisningar

För att säkerställa ovan nämnda dokumentation ska alla företag ha skriftliga procedurer med avstämningsanvisningar. Om man använder ett system för automatisk avstämning bör systemet kunna implementera sådana avstämningsanvisningar. Därigenom kan företagets ledning och revisor lätt få fram dokumentation för att kontrollera att rutinerna följs bl.a. med hjälp av systemets loggfiler. På så sätt får man snabbt överblick över vem som gjort vilka ändringar och när. Dessutom bör det automatiska avstämningssystemet kunna dokumentera ändringar i regler och inställningar.

Systemdokumentation är också nödvändig

Företaget ska ha en övergripande beskrivning av it-systemets funktionalitet samt hur data från bokföring och bank förs över till it-systemet (systemintegration). Det är också nödvändigt att dokumentera konfigurationen, dvs. vilka kriterier som används när man undersöker avvikelser mellan posterna i bokföringen och bankens registreringar. Om företaget använder ett system som inte är skräddarsytt för verksamheten i fråga (vilket gäller för de flesta i dagsläget) kan denna dokumentation ofta rekvireras från leverantören utan problem.

Dessutom har företaget krav på sig att undersöka och ta ställning till vad skillnaderna består i samt dokumentera detta i linje med redovisningskraven i bokföringslagen.

Per Sloth, delägare och it-revisionschef, BDO Auktoriserad redovisningsfirma