För att få bättre kontroll över transaktionerna mellan Oslo kommun och NAV utlyste Helse- och velferdsetaten i Oslo en anbudsrunda. Man riktade sig mot tre anbudsgivare i jakten på en avstämningslösning som tillgodosåg deras behov. Valet föll på Adra Match.

Anbudet från Adra Match innehöll en avstämningslösning som byggde på Adra Match Accounts. Detta programpaket utvecklades ursprungligen för att göra avstämningar mellan bank och bokföring men är också ett mycket smidigt verktyg för avstämning av andra transaktioner från olika typer av filformat. Oslo kommun nappade på Adra Matchs erbjudande och avtal undertecknades i oktober 2010 ett par månader efter anbudet utlystes.

– Lösningsförslaget från Adra Match var väl genomtänkt, visade prov på förståelse för våra behov och innehöll standardfunktioner som uppfyllde många av våra krav. Exempelvis god integrering mot Excel och möjlighet att lägga in kommentarer. Det var också positivt att avstämningslösningen var väl etablerad på marknaden, vilket säkerställer uppdateringar och vidareutveckling, berättar Josefine van der Peet på avdelningen för revision och finansiering på Helse- och velferdsetaten i Oslo kommun.

Avdelningen ansvarar bl.a. för utbetalning av bostadsbidrag och vissa av utbetalningarna görs via NAV. Efter den s.k. NAV-reformen 2009 hade Oslo kommun ett starkt behov av en avstämningslösning som gav bättre kontroll över transaktionerna. Utmaningen bestod bl.a. i att stämma av instruktionsfil mot inläsningsretur från NAV, instruktionsfil mot avräkningsretur från NAV, avstämning av öppna poster och avstämning av månatliga fakturaunderlag från NAV.

– Sedan 2009 har vi stämt av transaktionerna mot NAV i Excel men med 6 500 månadsanvisningar där utbetalning och fakturering kan ske i olika perioder så säger det sig självt att det snabbt blir komplicerat, berättar Van der Peet. Kort efter avtalsundertecknandet inleddes implementeringsfasen och Helse- och velferdsetaten kände tidigt att man hade bra stöd av Adra Match.

– Vi fick ökad förståelse i vad standardlösningen var bra på och fick många bra förslag på hur den bäst kunde anpassas till våra behov. Den slutgiltiga lösningen har utformats i nära dialog med tekniska experter från Adra Match. Det praktiska samarbetet och den fysiska närheten till Adra Match i implementeringsfasen har varit till god hjälp för oss, säger van der Peet. Avstämningslösningen togs i drift i februari 2011. Precis därefter uppkom en situation som kunde ha medfört stora förseningar och nya utvecklingskostnader.

– NAV ändrade något grundläggande i sitt sätt att rapportera avvikelser på och det innebar förstås en del huvudbry för min del. Men tack vare en solid insats från vår konsult på Adra Match blev problemet löst. Han lade in några justeringar som gjorde att vi kunde fortsätta att använda avstämningslösningen med befintligt upplägg, säger hon.

– Vi är väldigt nöjda med hur Adra Match hanterat situationen och detta är ett bra bevis på hur anpassningsorienterade deras lösningar är, fortsätter van der Peet. Medarbetarna på avdelningen för revision och finansiering på Helse- och velferdsetaten har helt klart fått en ny arbetsvardag.

– Vi har nu bra kontroll på var i processen alla anvisningar befinner sig och kan spåra dem genom de fyra steg vi definierat. Tack vare ett regelverk som hanterar automatisk avstämning av säkra transaktioner får vi på enkel väg överblick över avvikelser och kan koncentrera oss på händelser som måste följas upp manuellt. Med avstämningslösningen från Adra Match kan vi analysera alla transaktioner som är knutna till en specifik anvisning och har idag en överblick vi aldrig varit i närheten av tidigare.  Jag kan absolut påstå att Adra Match tillgodosett våra behov och att avstämningslösningen lever upp till våra förväntningar.

Med 6 500 månatliga anvisningar där utbetalning och fakturering kan ske i olika perioder så säger det sig självt att det snabbt blir för komplicerat med Excel.

Josefine van der Peet och Torill Ruud, avdelningen för Hälsa och välfärd, Oslo kommun