SEAS-NVE är med sina 335 000 delägare Danmarks största kundägda energikoncern. Eftersom kärnverksamheten omfattar både elprodukter och fibernätlösningar för såväl privatpersoner som företag är det en diger mängd in- och utbetalningar som ska stämmas av varje månad. Fram till för tre eller fyra månader sedan gjordes avstämningen manuellt…

– Jag är mycket positivt överraskad över hur användarvänligt Adra Match Accounts är, säger Merete Wriedt. Vi fick en kort och effektiv upplärning och eftersom systemet redan från start var mycket logiskt att använda kom vi snabbt in i det.

110-120 mantimmar i månaden reducerades till 20-25 timmar

 – Fram till det att vi fick Adra Match Accounts var vi tre medarbetare som varje månad arbetade med den månatliga kontoavstämningen. Nu är vi två personer och klarar det hela på ett par dagar.
– Kontoavstämning är ju inte den roligaste delen i en ekonomifunktion så vi är glada över att ha frigjort så många resurser för andra och mer intressanta uppgifter. Det har även inneburit mindre stress och en mer tillfredsställande arbetsdag.

Upp till 98 % av bankavstämningarna sker automatiskt – på högst 30 sekunder

 – Det är otroligt skönt att se att många dagars arbete utförs på bara några sekunder med Adra Match Accounts! Vår bokföringsstruktur har lagts upp så att den överensstämmer med bankens och detta bidrar till det imponerande resultatet. Men även på de konton som vi inte ska jämföra med något har vi fått mycket tillfredsställande resultat. Adra Match Accounts kan nämligen sortera på belopp oavsett om siffrorna är positiva eller negativa (+/-). Detta gör arbetet mer överskådligt än i räkneark och de flesta av våra konton uppnår därför en automatisk avstämning på 80-85 %.

De många sökkriterierna underlättar också den manuella “restavstämningen”

– Exempelvis kan man söka på datum eller bilagenummer och på “många mot en”, vilket är en fördel om man exempelvis gjort 45 inbetalningar i banken som bokförts som ett belopp hos oss. Här kommer Adra Match Accounts med egna förslag, ofta med korrekt resultat. En eventuellt felaktig betalning kan snabbt och enkelt föras tillbaka. En annan fördel är att det alltid är lätt att se vilken bilaga det är fråga om: egna bilagor är vita medan bankens är gula…

Vi lär upp medarbetarna på egen hand

– Jag och en kollega har lärt oss så mycket om Adra Match Accounts och dess funktioner att vi inom kort kommer att börja lära upp våra medarbetare i hur det används. Det tror vi ska gå utan problem eftersom Adra Match Accounts är så lätt att komma igång med.

Nästa mål: interimkonton

– Snart kommer jag att lägga över interimkontona på Adra Match Accounts. Jag är säker på att det också kommer att innebära en stor lättnad för oss. När man använder Adra Match Accounts inträffar ju heller aldrig de dumma fel man kan råka göra manuellt när avstämning sker i räkneark. Jag är helt säker på att de avstämningar som görs av Adra Match Accounts är 100 % felfria och resterande betalningar är också mycket lättare att utföra på interimkonton, avslutar Merete Wriedt.

Nu stämmer vi av mycket snabbare än tidigare tack vare Adra Match Accounts.

Merete Wriedt, ekonomiassistent, SEAS-NVE