Bättre kontroll med automatisering

När projektet startade var medarbetarna skeptiska. Nu vet de bättre.
– Vi har vunnit otroligt mycket. Framförallt så visar systemet direkt var felen ligger. Känslan av att allt verkligen stämmer har infunnit sig, säger Kalle Gideskog redovisningschef på Twilfit.

Twilfit är en detaljhandelskedja inom damunderkläder med butiker över hela landet. Det betyder många försäljningsställen och en mycket stor mängd transaktioner, vilket komplicerar möjligheten att hålla maximal kontroll på pengarna.  Organisationen är slimmad och med bara två personer på ekonomiavdelningen blir både ansvaret och arbetsbördan tung.

När Twilfit drog igång sitt utvecklingsprojekt tillsammans med Adra Match i maj 2010 var det ingen som hade hört talas om automatiska avstämningar. Avstämningen av alla inbetalningar det vill säga kontanta köp, kortköp och inbetalningar från kortinsamlingen, sköttes manuellt.
– Vi fick klippa och klistra i stora Excelark. Det var lätt att göra fel och hände det, så var det bara att börja om från början, säger Kalle Gideskog.

Samarbetet med Twilfit drogs igång för att testa Adra Match Accounts användning på nya områden. Det började, som vanligt, med avstämning av huvudbok mot bankkontoutdrag. Tack vare en tät dialog och det nya rapportverktyget AMA 12 kunde arbetet sedan utvidgas till avstämning av interimskonton som upplupna och förutbetalda kostnader och intäkter. Eftersom programmet rensar bort alla poster som stämmer kan fokus läggas på de 10-15 procent som inte gör det. På så sätt blir avstämningsprocessen säkrare och mer effektiv.

– Adra Match Accounts har säkert sparat en dags arbete per månad för mig bara i avstämningen av interimskontona, och då är vi inte helt klara med alla anpassningar ännu. Totalt sett sparar vi ungefär 24-25 timmar per månad på att stämma av automatiskt, säger Michael Möller, redovisningsekonom på Twilfit.

Eftersom nyckelpersonerna på ekonomiavdelning är så få arbetar Twilfit medvetet för att effektivisera allt rutinarbete och därigenom frigöra tid för analysarbete och affärsdrivande verksamhet. Automatisk avstämning är ett steg i den processen.

– Vi ser det som att alla sätt att modernisera och effektivisera är av godo. Ju mindre repetitivt arbete vi har ju mer kan jag själv men också vår avdelning och i förlängningen hela företaget, utvecklas, säger Michael Möller.

Vi fick klippa och klistra i stora Excelark. Det var lätt att göra fel och hände det, så var det bara att börja om från början. Känslan av att allt verkligen stämmer har infunnit sig.

Kalle Gideskog, redovisningschef, Twilfit

Läs mer om hur Adra Match Accounts kan förenkla hanteringen av bankkort och kreditkort