Detaljhandel/Restaurang
Kontanthantering och kortbetalningar ger upphov till stora mängder data som är mycket svåra att få kontroll över i manuella processer. Adra Match Accounts datamatchningslösning förenklar ditt arbete och ger dig kontroll och överblick på ett sätt du kanske inte tror är möjligt.
Adra Match ger:
- automatisk matchning av de transaktioner som stämmer
- automatisk kontroll på vilka kassor som kommit in på banken per kostnadsställe
- en avstämningsprocess som inte är personberoende
- färdiga rapporter för månadsbokslutet
- kontroll över IB, UB och differenser för varje månad
Tre betalningsflöden
En butikskedjas flöden kan delas in i tre huvudområden där avstämningen av konton är extra intensiv.
- Kontanthanteringen
- Kortterminalerna för bankkort som Visa, Mastercard och Eurocard
- Kreditkort med externa inlösare som American Express och Diners Club
Kontanthantering
Kontanthantering ger ofta upphov till ett mycket tidsödande avstämningsarbete eftersom transaktionerna är så många. Många poster från flera kostnadsställen träffar kontoutdraget varje dag. Kassasystemet rapporterar till ekonomisystemet varje dag men i många fall kan det gå 2 – 14 dagar innan pengarna de facto sätts in på banken. Det blir då extra svårt att hålla reda på vilka kostnadsställen och vilka dagars försäljning man fått in pengar för.
För att underlätta avstämningsarbetet och hanteringen av transaktionerna öppnar många företag ett bankkonto per kostnadsställe. Det är tidsödande och dyrt eftersom många konton i kontoplanen försvårar det administrativa arbetet. Avstämningen är fortfarande lika omfattande men nu är den dessutom utspridd på flera bankkonton. Det är också ofta flera personer inblandade i avstämningen där alla gör avstämningen på ”sitt sätt”.
Kortterminaler
Kortterminaler orsakar, precis som dagskassor, ett tidsödande avstämningarbete med många poster från flera kostnadsställen som träffar kontoutdraget varje dag. De kort som används kan delas in i två kategorier. Bankkort som Visa, Mastercard och Eurocard samt kreditkort med extern inlösare som American Express och Diners Club.
Avstämning bankkort
Den försäljning som gjorts via bankkort kommer in på bankontot en eller ett par dagar efter att försäljningsstället gjort sitt dagsavslut. Summan kommer in som bruttobelopp och inlösarens avgifter faktureras i efterhand. Detta gör avstämningen enkel att genomföra med de många transaktionerna komplicerar.
Avstämning kreditkort med externa inlösare
Betalningar som gjorts med kreditkort ser på kontoutdraget ut som en enda klumpsumma för alla registrerade köp. Avgiften är redan dragen. På bankkontoutdraget går det alltså inte att se vad man fått betalt för. Därför hamnar betalningarna nästan alltid på avräkningskonton i redovisningen. Avräkningskontona debiteras dagligen manuellt utifrån information från bankgirocentralen antingen via bgmaxfilen eller via papperstalonger. Kreditkortsbetalningar utgör ofta inte en så stor andel av försäljningen men det manuella bokföringsarbetet är mycket krävande.
Det är inte ovanligt att man försöker lösa avstämningsproblematiken genom att boka in bankkontoutdraget i redovisningen (debitera ett fodringskonto och kreditera banken ofta ett 16XX konto). På så sätt stämmer alltid banken och differensen ligger istället på ett fordringskonto. Det är en administrativt tidsödande lösning som innebär både dubbelarbete och extra konton i kontoplanen. Du vet fortfarande inte vilka försäljningsdagar du fått betalt för.