Resebranschen
Resebranschens är en mycket transaktionsintensiv bransch där betalningarna sker antingen via nätet eller i butik. Den enorma mängden transaktioner gör avstämningen svår att genomföra. Samtidigt är en väl genomarbetad avstämningsprocess helt nödvändig för att undvika att felaktiga poster måste skrivas av på grund av saldon som inte balanserar. Resebranschen handlar ofta med många underleverantörer. Framförallt de större underleverantörerna ger upphov till många transaktioner som är viktiga att stämma av. I större resekoncerner ger även interna mellanhavanden upphov till ett mycket omfattande avstämningsarbete.
Med Adra Match får du:
- kontroll över varje enskild transaktion
- rapporter på allt som inte stämmer
- rapporter på eventuella avgifter som dragits från inlösaren
- rapporter på saldon och differenser mellan bolag
- rapporter på månadsbokslutet
- uppgift om vilken fordran du har mot inlösaren
- uppgift om vilka ordrar som har gått fel
- differensen mellan bolag redovisade i enskilda omatchade transaktioner
- en avstämningsprocess för samtliga bolag
- möjlighet att från systemet skicka öppna transaktioner till det fordrande bolaget
- uppgift om vad fordran/skulden ska skrivas upp/ned med då valutor är inblandade.
Kort och nätbetalningar
Kortbetalningarna redovisas enbart som en klumpsumma på kontoutdraget. Den innehåller alla kortköp som gjorts över nätet under en specifik dag och måste matchas mot alla registrerade köp som genomförts den dagen. Informationen om vad summan på banken innehåller finns bara hos inlösaren. En säker avstämning är omöjlig att utföra utan den detaljerade informationen från inlösaren. Utan den kan du aldrig veta säkert om differensen beror på fördröjningen av bankinsättningen eller på något annat.
Vid matchningen av transaktionerna är det viktigt att ta hänsyn till inlösarens transaktions-ID. Olika företag använder olika inlösande företag för att göra utbetalningen av de registrerade köpen. Vissa drar avgiften direkt från bruttobeloppet medan andra sätter in hela summan på banken för att sedan fakturera avgiften.
Direktbetalningar
Vid direktbetalningar ska alla kunder kunna göra sin betalning via sin egen bank. Som betalningsmottagare måste du öppna ett konto för varje bank vilket ger upphov till många konton i flera olika banker. Varje direktbetalning är en transaktion på kontoutdraget med ett unikt ID. Vid direktbetalningar är det därför vanligt att ekonomiavdelningen översvämmas av flersidiga kontoutdrag från en mängd olika banker. Avstämningen i sig är relativt enkel men kompliceras av de många transaktionerna.
Kontant betalning i butik
Kontanthantering ger ofta upphov till ett mycket tidsödande avstämningsarbete eftersom transaktionerna är så många. Många poster från flera kostnadsställen träffar kontoutdraget varje dag. Kassasystemet rapporterar till ekonomisystemet dagligen men i många fall kan det gå 2–14 dagar innan pengarna de facto sätts in på banken. Det blir då extra svårt att hålla reda på vilka kostnadsställen och vilka dagars försäljning man fått in pengar för.
Kortbetalning i butik
Kortterminaler skapar, precis som dagskassor, ett tidsödande avtämningsarbete på grund av de många transaktionerna. Även här träffar många poster från flera kostnadsställen kontoutdraget varje dag. Korten som dras på försäljningsstället kan delas in i två olika kategorier. Vanliga bankort till exempel Visa, Master Card och Eurocard eller kreditkort med extern inlösare som American Express och Diners Club.
Bankkort
Den dagsförsäljning som sker via vanliga bankkort sätts in på bankontot ett par dagar efter att försäljningsstället gör sitt dagsavslut i terminalen. Summan kommer in som bruttobelopp och inlösarens avgifter faktureras i efterhand. Avstämningen är relativt enkel att genomföra men den kompliceras av den stora mängden transaktioner.
Kreditkort
Kreditkorten träffar kontoutdraget som en gemensam insättning för alla registrerade köp i en stor klump med dragen avgift. I bankkontoutdraget går det inte att se vad vi fått betalt för. Därför hamnar betalningar från American Express och Diners Club nästan alltid på avräkningskonton i redovisningen.
Avräkningskontot debiteras manuellt dagligen utifrån information från bankgirocentralen. Antingen via bgmaxfilen eller via papperstalonger. Andelen betalningar via kreditkort är inte så stor men det manuella bokföringsarbetet är mycket krävande.
Interna mellanhavanden
Avstämning av interna mellanhavanden är komplicerad på grund av att så många olika faktorer ska hanteras. Komplexiteten ökar med antalet inblandade bolag, valutor och konton. Ofta är det själva rapporteringen som är utmaningen. Avstämningsprocessen kompliceras av att information om vad själva differensen består av är svår att få fram. Valutadifferenser eller affärshändelser som ännu inte registrerats av båda parter försvårar också.
Det går att registrera interna mellanhavanden på olika sätt i ekonomisystemet. Det vanligaste är att man använder sig av parter och motpartsnummer. Ibland är det rena reskontraposter som har fakturanummer på transaktionerna. I dessa fall stäms transaktionerna av på fakturanivå.
Komplexiteten ger upphov till många olika typer av svårigheter som alla resulterar i att saldona mellan de olika bolagen inte stämmer vid månadsbokslutet. Ofta är många personer inblandade vilket gör processen spretig och försvårar möjligheten att skapa enhetliga arbetssätt.
Sammanställningen vid en månadsavstämning ska redovisa saldon och differenser på kontonivå parterna emellan. Om valutor är inblandade ska sammanställningen också informera om hur mycket fordran eller skulden ska skrivas ned eller upp med och vilka enskilda transaktioner som differensen består av.