Balanskonton

Balanskonton har många olika namn. Det kan handla om avräkningskonton, periodiseringskonton eller något annat konto.

Med Adra Match Accounts får du:

färdiga rapporter på kontonas saldon samt specifikation på vilka transaktioner som saldot består av
möjlighet att lägga kommentarer till transaktionerna direkt i programmet
spårbarhet i hela processen
automatisk avstämning på de konton som kräver det
säkerhet i att ingen kan ha stansat fel in i arken
lagring av all information, som kommentarer, transaktioner och saldon bakåt i tiden
möjligheten för alla att arbeta samtidigt i och med rapporteringen

Manuellt arbete ökar risken för fel

Det manuella arbetet är tidsödande och möjligheten för fel i överföringarna till kalkylbladen är stora. När fel uppstår mellan kalkylblad och ekonomisystem så måste arbetet göras om från början. Bristen på spårbarhet och möjligheten att se vem som gjort vad och när lämnar stora brister i kontrollen och säkerheten.

Vid månadsbokslutet ska alla konton redovisas. I slutet på månaden överför många företag alla saldon från balansräkningen till kalkylblad som till exempel Excel under en mängd olika flikar. Förklaringen till saldot och de underliggande transaktionerna läggs in manuellt. Ofta ska rapporten också skrivas ut och signeras. De transaktionsintensiva kontona måste stämmas av innan de läggs in i arket. Kalkylbladet kan bara bearbetas av en person i taget och alla siffror stansas in manuellt. Flikarna skrivs sedan ut och sätts i pärmar. En del av de redovisade kontona består endast av ett fåtal poster medan andra konton först måste stämmas av för att förklara saldot.

Läs om hur Clas Ohlson förenklade sina avstämningar med hjälp av Adra Match Accounts

Avräkningskonton/interimskonton

Konton som ska stämmas av mellan sig själva kallas avräkningskonton. De består ofta av banktransaktioner, manuella reskontraposter, vidarefaktureringstransaktioner, oplacerade inbetalningar, presentkort mm. Avstämningen görs för att beskriva det egna saldot genom att stämma av debet mot kredit.

Adra Match ger:

automatisk kontroll på månadens saldo och öppna poster
färdiga rapporter och saldospecifikation till månadsbokslutet

Avräkningskonton och interimskonton är ofta enkla att stämma av så länge saldona stämmer. I slutet på månaden ska saldot och de öppna posterna redovisas i till exempel en Excelflik. När saldot inte stämmer kan det ta lång tid att förstå varför. När du använder Adra Matchs lösning upptäcker du differensen omedelbart. Denna ingående balans måste man komma ihåg att ta hänsyn till vid nästa månadsavstämning.

Periodiseringskonton

Periodiseringskonton finns i två olika varianter: upplupna kostnader och förutbetalda kostnader.

Adra Match ger:

kontroll på den ingående balansen på fakturanivå
koll på om alla leverantörsbetalningar periodiserats denna månad
överblick över vilka betalningar som har periodiserats klart
rapport över fakturorna som utgör saldot på kontot
färdig rapport till månadsbokslutet

Förutbetalda kostnader

Underlaget för en förutbetald kostnad är den faktura som betalats vilket gör bokföringen relativt enkel. Kontot som periodiseringen registreras på består ofta både av automatiskt periodiserade poster och manuellt periodiserade poster.

Upplupna kostnader

Upplupna kostnader består av framtida kostnader som det ännu saknas underlag för. Kontot blir ofta minde organiserat än ett konto med förutbetalda kostnader. Utmaningen brukar vara att på ett säkert sätt stämma av kontot och få ihop en rapport som redovisar vilka kostnader som periodiserats i detalj.