Bankavstämning

Adra Match kan hjälpa dig med automatisk matchning på flera områden inom bankavstämning som traditionell bankavstämning och avstämning av valutakonton, direktbetalningar, kontanter, kortterminaler (Visa, MasterCard Eurocard), Bankgiro och Plusgiro. Automatisk avstämning förenklar dina arbetsprocesser och gör dem både snabbare och säkrare.

Adra Match ger:

en helt automatisk avstämningsprocess, när som helst under bokslutsperioden
personoberoende – delegerat ansvar
färdiga bokslutsspecifikationer
all avstämningshistorik loggad
ett enhetligt arbetssätt oavsett antal bolag, banker, affärssystem och konton

Teknik ersätter manuellt arbete

Adra Match Accounts ersätter de manuella stegen i avstämningsprocessen med teknik. Tack vare tekniken skapas också en konsistent och effektiv avstämningsprocess för samtliga konton som ska stämmas av.

Systemet håller reda på vad som har stämts av och vilka poster som ligger öppna oavsett när avstämningen genomförs. Avstämningen kan utföras av vem som helst när som helst under bokslutsperioden och inte bara i samband med månads-, kvartals- och årsbokslut, då tiden ofta är knapp.

Bankavstämningen företagets mest centrala avstämningsprocess

Bankavstämningen är företagets mest centrala avstämningsprocess. Den kan se olika ut beroende på verksamhet. Många stämmer fortfarande av banken genom att skriva ut kontoutdraget. Med hjälp av miniräknare och penna prickar man sig sedan igenom alla poster på kontot för att se vilka som ligger öppna. Andra använder sig av Excel som verktyg för att där, genom summeringar och makron, eliminera poster som stämmer.

Den manuella avstämningens effektivitet och säkerhet är helt beroende av den eller de personer som genomför den. När avstämningen är klar ska alla saldon i huvudboken och banken samt eventuella differenser redovisas. Ofta görs detta i ett externt system utanför ekonomisystemet på kalkylblad, där resultatet av avstämningen sedan manuellt förs över i bokslutsspecifikationer.

Manuellt arbetssätt:

Personberoende
Ineffektivt och tidsödande
Ingen historik eller möjlighet till tillbakablick
Många manuella steg gör processen osäker
Alla steg måste genomföras för alla konton och av all inblandad personal

Läs om hur LRF Media löste sin bankavstämning med Adra Match Accounts

Fakturaflöden

Olika verksamheter har olika typer av flöden på sitt bankkonto. Flödenas egenskaper bestäms av verksamhetens och kundernas egenskaper. Kundernas olika sätt att betala ger också upphov till olika typer av avstämningar. Nedan beskrivs några vanliga typer av bankflöden.

Plusgiro och Bankgiro

De flesta av våra svenska fakturaflöden går via Plusgiro och Bankgiro. Hanteringen av kundinbetalningar och leverantörsbetalningar hanteras automatiskt via filinläsning till både kundreskontran och till leverantörsreskontran som där stäms av. Bankgirot och Postgirot sätter sedan in en eller flera klumpsummor för varje clearingtillfälle. En klumpsumma tas också ut för alla utbetalningar. Flödet på banken blir betydligt mindre än varje enskild transaktion. Utöver dessa insättningar tillkommer manuella in och utbetalningar.

I ekonomisystemet är det dock betydlig vanligare att huvudboken 19(XX) fylls på med mer detaljerad information än banken. Många transaktioner från huvudboken ska matchas mot en klumpsumma på banken vilket gör avstämningen mer komplex att hantera.

Kontanthantering

Kontanthantering ger ofta upphov till ett mycket tidsödande avstämningsarbete eftersom transaktionerna är så många. Många poster från flera kostnadsställen träffar kontoutdraget varje dag. Kassasystemet rapporterar till ekonomisystemet dagligen men i många fall kan det gå 2–14 dagar innan pengarna de facto sätts in på banken. Det blir då extra svårt att hålla reda på vilka kostnadsställen och vilka dagars försäljning man fått in pengar för.

Ett annat sätt att lösa avstämningen är att öppna ett bankkonto per kostnadsställe och på det sättet underlätta hanteringen av transaktionerna. Även detta är tidsödande och dyrt eftersom de många kontona i kontoplanen försvårar det administrativa arbetet. Avstämningen är fortfarande lika omfattande men nu är den dessutom utspridd på flera bankkonton. Ofta är flera personer inblandade i avstämningen där alla gör avstämningen på ”sitt sätt”.

Adra Match ger:

avstämning på detaljnivå utan att bokföra alla kreditkortstransaktioner
kortavgift per kostnadsställe direkt ur systemet
kontroll per kostnadsställe på vilka korttransaktioner som inte kommit in på banken
personoberoende – delegerat ansvar
färdiga rapporter för månadsbokslutet
kontroll över IB, UB och differenser för varje månad

Bankkort och kreditkort

Kortterminaler skapar, precis som dagskassor, ett tidsödande avstämningsarbete på grund av de många transaktionerna. Även här träffar många poster från flera kostnadsställen kontoutdraget varje dag. Korten som dras på försäljningsstället kan delas in i två olika kategorier. Vanliga bankkort som Visa, MasterCard och Eurocard eller kreditkort med extern inlösare som American Express och Diners Club.

Adra Match ger:

automatmatchning av de transaktioner som stämmer
automatisk kontroll på vilka kassor som kommit in på banken per kostnadsställe
personoberoende – delegerat ansvar
färdiga rapporter för månadsbokslutet
kontroll över IB, UB och differenser för varje månad

Bankkort

Den dagsförsäljning som sker via vanliga bankkort sätts in på bankkontot ett par dagar efter att försäljningsstället gör sitt dagsavslut i terminalen. Summan kommer in som bruttobelopp och inlösarens avgifter faktureras i efterhand. Avstämningen är relativt enkel att genomföra men den kompliceras av den stora mängden transaktioner.

Kreditkort

Kreditkorten träffar kontoutdraget som en gemensam insättning för alla registrerade köp i en stor klump med dragen avgift. I bankkontoutdraget går det inte att se vad vi fått betalt för. Därför hamnar betalningar från externa inlösare nästan alltid på avräkningskonton i redovisningen. Avräkningskontot debiteras manuellt dagligen utifrån information från bankgirocentralen. Antingen via bgmaxfilen eller via papperstalonger.

Läs om hur Twilfit förbättrade sin hantering av bank- och kreditkort med Adra Match Accounts

Valutakonton

Valutakonton hanteras oftast på samma sätt som vanliga bankkonton. Skillnaden är att beloppen i ekonomisystemet registreras i redovisningsvalutan och inte i den faktiska valutan. Ett bankkontoutdrag visar därför alla belopp i Euro medan redovisningen visar beloppen i SEK. Antingen har man ett ekonomisystem som i samband med konteringen räknar om Euro-beloppet till svenska kronor med hjälp av en fast månadskurs eller dagskurs. Alternativt så räknas SEK-beloppet ut i samband med konteringen.

Adra Match ger:

automatisk avstämning i valutabeloppet
saldo både i valutabelopp, redovisningsbelopp samt till bokslutskurs
färdiga rapporter för månadsbokslutet
kontroll över IB, UB och differenser för varje månad

De flesta ekonomisystem har ett valutafält där det ursprungliga beloppet redovisas. När själva avstämningen ska göras är det detta belopp man utgår ifrån. Det räknas ut antingen utifrån den fasta månadskursen eller utifrån valutafältet i ekonomisystemet. På det sättet slipper man skriva av differenser, till exempel en valutadifferens, utan att vara helt säker på vad differensen innehåller. Det blir också enkelt att snabbt få ut det faktiska värdet i redovisningsvalutan till månadsbokslutskursen och därmed få ut hur mycket likviden ska skrivas upp eller ned med.

Direktbetalningar

Vid direktbetalningar ska alla kunder kunna göra sin betalning via sin egen bank. Som betalningsmottagare måste du öppna ett konto för varje bank vilket ger upphov till många konton i flera olika banker. Varje direktbetalning är en transaktion på kontoutdraget med ett unikt ID. Vid direktbetalningar är det därför vanligt att ekonomiavdelningen översvämmas av flersidiga kontoutdrag från en mängd olika banker. Avstämningen i sig är relativt enkel men mycket transaktionsintensiv.