ACCOUNTS – Matchning av transaktioner

Genom att låta teknik ta över sparar du tid, minskar kostnader och arbetar mer effektivt. På en ekonomiavdelning utförs fortfarande många delar av bokslutsarbetet manuellt. Den manuella hanteringen av transaktioner och rapporteringen av konton är en av de allra mest tidskrävande processerna. Avstämningssystemet Adra Match Accounts är en lösning för att automatisera, standardisera och visualisera hanteringen av transaktioner och skapa bokslutsunderlag för balanskonton till månadsbokslutet.

Adra Match Accounts:

  • Enhetliga, förenklade arbetsprocesser
  • Lätt att implementera, lära och använda
  • Flexibel och skalbar lösning – växer med ditt företag
  • Hög prestanda – processar stora mängder data på kort tid
  • Avancerad logik – korrekt matchade resultat
  • Enkelt att få ut rapporter och grafer
  • Dashboard ger god överblick
  • Workflow – organisera, planera och få kontroll

Övergripande beskrivning

Funktioner

Adra Match Accounts består av fyra delar:

  • Import
  • Automatisk avstämning
  • Manuell avstämning, avstämningar och korrigeringar
  • Rapporter

Import

För att skapa automatiserade rutiner behöver vi först importera ekonomisystemets konton in i Adra Match Accounts (AMA). AMA läser textfiler och är utformat för att enkelt kunna anpassa sig till olika textformat. Med andra ord behöver ett företag aldrig anpassa filformat efter Adra Match. Vi anpassar oss till det filformat som levereras. Importen kan antingen bestå av alla balanskonton, alternativt utvalda transaktionsintensiva konton.

Utöver det behöver vi importera transaktioner från externa källor som exempelvis bankkonton, försystem, anläggningsregister, reskontra, dotterbolag (vid interna mellanhavanden) osv. AMA kan läsa in alla konton som tillhör samma filformat samtidigt. När inläsningen har genomförts kommer AMA uppdatera alla saldon för respektive inläst konto.

Uppdaterat i AMA

Konto ERP saldo Konto Extern
Källa (bank)
Saldo Differens Antal öppna poster
1930 2 500 43274892374 2400kr -100kr 211
1618 10 000       400
1619 7 800       34
1515 13 000       20
Osv…          

Hela AMA:s importfunktion kan också schemaläggas. Det innebär att för företag med många konton och flera bolag i samma licens kan Adra Match Scheduler schemalägga allt från importer till den automatiska avstämningen.

Automatisk avstämning

Nästa steg är den automatiska avstämningen. För varje enskilt konto sätts regler upp för under vilka förutsättningar AMA får automatmatcha transaktioner. AMA:s matchningsmotor är ett avancerat regelverk som styr vad, hur och inom vilket tidsintervall matchning får utföras. Regelverket kan sättas upp att matcha en post mot en annan, men det går även att matcha flera poster mot en och fler mot flera. Allt för att saldon och eventuella differenser ska redovisas i så få poster som möjligt. Detta för att minimera tiden som läggs på allt som redan stämmer i ekonomisystemet. I samband med avstämningen så flyttas alla transaktioner som godkänts av en uppsatt regel till ”avstämda poster”.

Avstämda konton i AMA

Konto ERP saldo Konto Extern
Källa (bank)
Saldo Differens Antal öppna poster
1930 2 500 43274892374 2400kr -100kr 12
1618 10 000       20
1619 7 800       4
1515 13 000       2
Osv…          

Manuell avstämning

I den manuella vyn finner vi alla transaktioner som fallit utanför de regler vi satte upp i den automatiska matchningen. Vyn för manuell avstämning är utformad så att man på ett lätt sätt ska hitta matchande transaktioner. Här bockas transaktionerna som ska gå mot varandra manuellt i för att sedan stämma av. Transaktionerna flyttas då till de övriga avstämda posterna. Vyn för hur de kvarvarande öppna posterna ska presenteras är dynamiskt dvs att man väljer själv vilken information om transaktionen som ska finnas med i vyn. Belopp, datum, referens och text är obligatoriskt. Men information som kostnadsställe, ansvarsområde, valuta och period kan lätt läggas till. Med sök- och filterfunktioner kan man lätt få fram öppna poster som är dedikerade ett visst kostnadsställe som exempel.

Stämmer man av mot en extern källa kommer posterna från respektive källa redovisas i olika färger.

Öppna poster

Bokföringsdatum Valutadatum referens Belopp Text kommentar Kostnadsställe/ansvar Konto
2012-01-25 2012-01-26 44347498 2400kr Bg inbet.   602 3473893284
2012-01-26 2012-01-26 654644 2399kr ocr   602 1941
2012-01-26 2012-01-26 656654 300kr uttag   601 1941
2012-01-28 2012-01-29 43256654 566kr överföring   601 3473893284

I kommentarsfältet kan information skrivas. Informationen lagras och kommer att ligga kvar och redovisas på de rapporter som tas ut till bokslutet som beskrivning på de öppna posterna.

Många användare, olika roller

AMA är ett fleranvändarsystem med fem olika roller. Rollerna styr vad en användare ska kunna se och göra i systemet. Användaren kan kopplas till ett eller fler bolag i koncernen och tilldelas rättigheter utifrån arbetsuppgiften. Inloggning till systemet kan antingen göras med ”single sign on” eller med egendefinierade användarnamn och lösenord.

AMA-struktur

Rapporter

AMA har ett antal standardrapporter, bland annat en saldolista och en rapport för öppna poster. Saldolistan redovisar saldon på alla inlästa konton. Som bilaga till den används rapporten för öppna poster. Denna redovisar saldot på valt eller valda konton samt de öppna poster som beskriver saldot alternativt differensen mellan olika konton (vid exempelvis huvudbok mot bank).

Utöver detta bygger Adra Match rapporter efter önskemål. Många av våra kunder vill ha en rapport som är uppbyggd på samma sätt som den avstämningsmall/bokslutsspecifikation som redan finns (ofta en Excelmall).

Andra vanliga typer av kundanpassade rapporter är rapporter för:

  • interna mellanhavanden: rapport som tar ut de transaktioner som utgör differensen som uppstått mellan bolag
  • åldersanalys: redovisar hur länge poster har legat öppna i olika förvalda tidsintervaller
  • bokföringsorder: en rapport byggd som en bokföringsorder som sedan kan läsas in i ekonomisystemet. Används till bland annat till att boka om transaktioner som bokförts på fel konton och boka upp avstämda differenser