Adra Match Receivables

skarmdump_amr-se

Adra Match Recivables (AMR) är en lösning för hantering av inbetalningar, framförallt fakturainbetalningar. Många företag matchar sina inbetalningar automatiskt i ekonomisystemets kundreskontra. Trots det är det inte ovanligt att stora delar av arbetet utförs manuellt. Orsaken är ofta att arbetsprocessen är komplex och ska hantera stora mängder data.

Adra Match Receivables:

  • kan hantera betalningar utan identitet som fakturanummer eller OCR
  • har en självlärande historikfunktion som minns tidigare transaktioner
  • klarar att enkelt uppdatera information från tre källor, kundreskontra, kundregister och bankinformation
  • har hög prestanda – stora mängder data bearbetas på kort tid
  • behandlar alla betalningar konsekvent
  • hjälper dig att snabbare uppdatera reskontra och huvudbok
  • hjälper dig att snabbare få ut påminnelser
  • ger dig bättre överblick på bilagor från banken
  • är inte personrelaterat
  • ger dig bättre likviditetsstyrning
  • ger kompletterande information både om betalningen och om betalaren

Tre scenarion för AMR

Scenario 1

Vi har redan automatiserat våra inbetalningsflöden, men vi har många inbetalningar som inte kan automatmatchas av reskontran.

Om du har en stor mängd inbetalningar går det inte att undvika att vissa betalar sina fakturor med felaktiga referenser. Framförallt inom business to business sektorn. Det går inte att styra vad kunden skriver som fritext med hjälp av till exempel OCR-nummer (hårda eller mjuka). Orsaken till att så mycket tid går åt till att hantera felaktiga betalningar är att det inte finns utvecklade gränssnitt i ekonomisystemen som på ett strukturerat sätt kan sammanföra de tre källor till information som behövs för att placera betalningen. Efter inläsningen av inbetalningarna i ekonomisystemet är det vanligt att de oplacerade betalningarna hamnar på ett särskilt konto. När utredningsarbetet ska genomföras så har ekonomisystemet kapat bort en mängd information som är viktig för att kunna placera betalningen. Det betyder att ytterligare ett besök i banken filgränssnitt måste göras för att hitta kunden i kundregistret och för att i nästa steg hitta fodringarna i reskontran.

AMR kan utan problem sammanföra data från de tre källorna, kundreskontra kundregister och all bankinformation för att genom detta automatmatcha och därefter underlätta sökningen på kvarvarande betalningar.

Scenario 2

Vi har automatiserat inhemska betalningar med bra utfall men utlandsbetalningar stöds inte av vårt ekonomisystem.

Ekonomisystemet som används är ofta anpassade för att kunna automatisera de inhemska flödena exempelvis bankgiro-inbetalningar och totalIN i Sverige och CREMUL i Norge. Systemen är dock sällan sällan anpassade för utlandsbetalningarna. AMR kan läsa dessa filformat och efter matchning mot reskontran konvertera det utländska formatet till ett för ekonomisystemet känt format. Dessutom är informationen i utlandsbetalningarna ofta bristfällig och automatmatchning utan avancerad logik kan vara svår. Men det är också här AMR har sin styrka.

Scenario 3

Vi har ingen automatmatchning av inbetalningar, eller vårt system stödjer inte bankens filformat.

Om du inte har automatiserat dina kundinbetalningar så är det vår rekommendation att göra det så snart som möjligt. Att pricka sina inbetalningar manuellt är ett kostsamt och tidsödande, framförallt när det rör sig om större mängder.

Om du har stora mängder inbetalningar som inte automatmatchas idag. Kontakta då Adra Match för en demonstration av AMR. Vi kan visa hur hela flödet kan automatiseras från start till mål.

Om du inte har så många inbetalningar så rekommenderar vi att du vänder dig till ekonomisystemets leverantör för att undersöka möjligheten att få direktinläsning in i ekonomisystemet. Ibland kan det vara svårt, dyrt eller till och med kräva en uppgradering av hela ekonomisystemet. AMR är en tilläggsfunktion som passar alla affärssystem. Kontakta gärna oss så hjälper vi dig med ett förslag på upplägg.

Trots små mängder kan inbetalningsflödet ändå vara komplext. En direktinläsning utan logik kan då ställa till mer besvär än nytta. Kontakta gärna Adra Match för att diskutera olika upplägg redan i steg ett.

Översiktlig beskrivning

Oavsett om inbetalningen kommer ifrån utlandet eller är inhemsk så arbetar du alltid med tre informationskällor för att placera inbetalningen.

  • Bankfilen, information om betalaren och vad betalaren angett för fritext (fakturanummer, ordernummer osv…)
  • Kundreskontran, alla öppna fodringar
  • Kundregister, alla registrerade kunder

De tre informationskällorna är separerade från varandra. Med andra ord, du som arbetar med oplacerade inbetalningar måste använda dig av de alla tre källorna för att placera inbetalningen. AMR mest unika funktion är att den enkelt kan sammanlänka de tre informationskällorna i en och samma databas och utifrån betalningshistoriken lära sig betalningsmönstret. Ju mer AMR används desto mer lär den sig. Dessutom har AMR ett avancerat regelverk för avstämning som automatmatchar inbetalningarna, vilket markant minskar andelen oplacerade betalningar.

Exempel: En kund betalar en faktura som matchats i AMR och betalar vid ett senare tillfälle ytterligare en faktura utan att ange ett fakturanummer. AMR kan då genom betalningshistoriken föreslå vart den nya fakturan ska placeras trots att fakturanumret saknas.

Det är också vanligt att ekonomisystemets kundreskontra inte stödjer inbetalningsformatet. AMR är en dynamisk produkt som kan konvertera filformatet från banken till ett format som ert ekonomisystem kan tolka.

Import

För att börja använda AMR behöver vi importera kundreskontra samt kundregistret från ekonomisystemet. Filerna ska vara textformat. När det gäller importer från banker så finns en mängd olika format beroende på inbetalningsflöde.

De vanligaste formaten är:

  • BGInbetalningar
  • Cremul
  • TotalIN
  • Swift (mt940)
  • OCR

Automatisk avstämning

Efter importerna är klara är nästa steg den automatiska matchningen. Här konfigureras ett regelverk som ska matcha de inlästa inbetalningarna mot kundreskontrans öppna poster.  Regelverket är uppsatt för att ta hand om de mest komplexa förutsättningar. Finns ett fakturanummer angivet så kommer AMR matcha det. Även om det är en inbetalning som avser 20 fakturor kommer AMR matcha den betalningen mot de öppna fakturorna. Andra vanliga parametrar är matchning på buntnummer, ordernummer osv.

Om en kund som angett fel fakturanummer har betalat en faktura tidigare till oss kommer AMR känna igen informationen från banken och veta vilken kund inbetalningen avser. Via det inlästa kundregistret plockas då de öppna fakturorna på kunden fram. Stämmer någon av de öppna fakturorna mot det inbetalade beloppet kan matchning genomföras. Vanligt är dock att en automatmatchning känns osäker i det läget och att det också krävs att ett godkännande av matchning innan den genomförs. Detta för oss till den manuella avstämningen.

Manuell avstämning

Den manuella delen i AMR är skräddarsydd för att matcha oplacerade inbetalningar. I vyn kan vi ta del av all bankinformation som levererats i filen. Kundreskontrans öppna poster samt kundregistret. Via dessa tre källor kan vi nu manuellt matcha kvarvarande inbetalningar som inte uppfyllts av tidigare automatiserade regelverk. I den manuella vyn är all information från bankens fil sökbart mot reskontra och kundregister. Exempelvis kan jag, genom att klicka på det inbetalda beloppet få fram alla öppna fodringar i reskontran som har det beloppet. Övriga sökbara kriterier kan vara kundnummer, delar av fakturanummer, kundnamn och adress. Men så fort en kunds faktura matchas i AMR kommer AMR vid nästa tillfälle kunden betalat en faktura felaktigt göra sökningarna åt dig och istället bara presentera förslag på vilka öppna fodringar betalningen bör avse.

Export/Rapport

När dagens sista betalning är genomförd så är det dags att exportera en fil till ekonomisystemet. Oberoende vad AMR inledningsvis läste in för fil eller filer från banken eller bankerna kan vi nu skapa ett valfritt filformat som läses ut från AMR.  Formatet väljs utifrån reskontrans ingångar och möjligheter att tolka filer.

Vi kan också ta ut rapporter på inbetalningar som korrigerats och som fortfarande är öppna (exempelvis dubbelbetalningar).